賃貸管理業務が3倍楽になる秘訣 資料ダウンロードフォーム
Excelや独自のファイルを利用して賃貸管理をしている会社も多いです。しかし顧客が増えるにつれ、管理業務やそれに付随する業務も多くなり、負担を感じている方も多いでしょう。
この記事では、賃貸管理にかかる手間や時間を省ける賃貸管理システム12選をご紹介いたします。どのシステムを選べばいいか分からない方も、この記事を参考に自社に合ったシステムを探してみてください。
賃貸管理システムとは、自社で管理している物件を集客から入居、退去の手続きまで、一括で情報を管理できるシステムのことです。
不動産業界ではまだまだ情報を紙やExcelなどの表計算ソフトで管理していることが多く、入力漏れや間違いなどの人為的ミスのリスクが高いです。また、管理する物件数が増えれば増えるほど手作業での共有、管理は難しくなります。
賃貸管理システムを導入することで、物件情報を一括で管理できるため、人為的ミスのリスクを減らせます。また、空いた時間をほかの業務に回すことができ、コストカットにも繋がるでしょう。
次は、賃貸管理システムの機能について詳しく紹介していきます。どのような機能があるのでしょうか。
| 主な機能 | 内容 |
|---|---|
| 物件管理機能 | ・物件ごとのクレームや点検、修繕などの情報を、対応時期や完了・未完了などに分けて管理できる。 |
| お問い合わせ機能 | ・案件単位でお問い合わせ内容を管理。対応状況を社内共有できる。 |
| 入出金管理機能 | ・家賃の入金、未入金などの管理が自動で行える。 ・オーナーへの支払い報告や年間修理費などの書類を作成できる。 |
| 請求書作成機能 | ・毎月の家賃や更新費、滞納金、修繕費などの請求管理ができる。 |
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 物件登録機能 | ・登録した物件情報をポータルサイトやホームページに自動反映できる。 |
| 広告出稿機能 | ・ポータルサイトに合わせて物件の広告をワンクリックでまとめて出稿できる。 ・万が一入力不備があっても自動的に検出されるため、ミスも減らせる。 |
| チラシ作成機能 | ・閲覧者が興味を引くようなチラシを簡単に作成できる。 ・簡単操作なので、作成するのが初めての人でも利用しやすい。 |
| 契約管理機能 | ・契約情報を一度登録すれば、契約時に必要な書類を出力できる。 ・契約更新業務や解約業務にも対応。 |
不動産システムには「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つの種類があります。この章では、「オンプレミス型」と「クラウド型」それぞれの特徴や初期費用、メリットデメリットなどを解説していきます。
オンプレミス型とは、自社内にサーバーを設置して、自社で管理するシステム のことです。賃貸管理システムを自社サーバーにインストールして使用するため、インターネット環境に左右されることはありません。
データを社内だけで共有するため、外部に情報が漏れるリスクが小さいのがメリットです。しかし、機器一式やライセンスなどを揃えなければいけないため、クラウド型と比べると初期費用が高額になる傾向があります。また、導入するまでに数ヵ月かかるケースがあるのも、デメリットと言えるでしょう。
具体的な金額は、管理する戸数にもよりますが、小規模で15万円、大規模で80~500万円です。
クラウド型とは、システムもデータも自社で管理せず、システムを提供する会社にサーバーがあるシステムのことです。
サーバーは賃貸管理システムを提供している会社にある分、機器やライセンスなどを揃える必要がないため、初期費用を抑えられます。具体的な金額として、15万円程度から導入可能です。
また、システム更新があれば自動でアップデートされるため、常に最新式のシステムを使えるのもメリットです。
しかし、自社のサーバーで管理するわけではないため、情報漏洩のリスクがあることも頭に入れておくことが大切です。とはいえ、不動産システムの中には高度なセキュリティーで守られている商品もあります。自社より安全性が高い場合もあるため、セキュリティーの高さも確認しておきましょう。
賃貸管理システムといっても、さまざまな会社がサービスを提供しているため、どれを選べば良いかわからないと迷っている方もいるでしょう。
自社に合った賃貸管理システムでなければ、情報がうまく連携されなかったり、以前よりも使いづらくなってしまったりする可能性があります。業務効率化を図るためにも、以下の選び方を参考に、賃貸管理システムを選んでみてください。
いろいろな機能が搭載されているシステムを最初から使いこなすのは、難しいと感じる方もいます。初めてシステムを操作する人でも直感的に操作できるか、使いこなせるように導入前後のサポート体制が充実しているか、トラブルが起きたときでも迅速に対応してくれるかなどを確認しておくと良いでしょう。
日本情報クリエイトでは、専属のシステムアドバイザーがシステムを利用するなかでのお困りごとをしっかりサポートします。さらに、コールセンターも設けているため、忙しくて時間がない場合でもお電話いただければリモート操作でサポートいたします。
サポート体制について詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてみてください。
→「日本情報クリエイトのサポート体制」へ
賃貸管理システムは提供する会社によって搭載されている機能は異なります。そのため、自社の求める機能はあるかを確認することも重要なポイントです。
物件情報の管理や契約書類の作成など、賃貸管理業務を中心とした機能のほか、ポータルサイトへの一括入稿や物件チラシの簡単作成など、仲介業務に関する機能もあります。業務効率化を図りたいのか、合わせて集客率アップも図りたいのかなど、会社によって目標とするものは異なるでしょう。目標や目的に合わせた機能が揃っているか確認してみてください。
日本情報クリエイトの「賃貸革命」は、仲介業務と管理業務のほぼ全ての業務を一括管理できる賃貸管理システムです。詳しくは、記事最後の見出しをご確認ください。
オンプレミス型とクラウド型によって初期費用や月額費用は異なるため、自社の予算に合わせて考えることも重要なポイントです。
オンプレミス型は初期費用が高くなりがちですが、カスタマイズが柔軟にできることと独自のセキュリティー対策ができることがメリットです。また、クラウド型はインターネット環境に左右されたり、自社でサーバーを持てなかったりするのがデメリットですが、初期費用を抑えることができます。
それぞれの初期費用や運用コストだけではなく、メリットやデメリットも比較したうえで決めましょう。
賃貸管理システムを導入しようかと検討している方は、日本情報クリエイトの「賃貸革命」がおすすめです。以下で詳しく賃貸革命のメリットを詳しく説明していきます。
日本情報クリエイトが提供している「賃貸革命」では、仲介業務と管理業務のほぼ全ての業務を一元管理できます。
登録したデータは物件管理や契約管理、家賃管理、問い合わせ修繕管理などに幅広く活用できるため、業務効率化が期待できます。また、入力ミスや漏れなどの人為的ミスも減らせるので、オーナー様や顧客の信頼獲得にも繋げられるでしょう。
貸革命には豊富なオプション機能が付いているのも魅力の1つです。自社に必要な機能をオプションとしてつけ、カスタマイズしていきましょう。以下がオプションの一部です。
会社の目標や目的、課題解決に合わせたオプションを利用できるため、さらなる業務効率化が期待できるでしょう。業務形態に応じて柔軟にカスタマイズでき、自社ならではのシステムにできるのがポイントです。
システムの導入費用は、初期費用と月額料金がかかるのが一般的です。料金は機能や用途によって異なるため、予算と相談しながら決めることが大切です。
また、賃貸管理システムの種類は豊富です。利用用途や目的に応じたシステムを導入しましょう。自社に合った賃貸管理システムを選ぶポイントは、「操作性」「機能の内容」「導入・運用コスト」の3つです。
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