賃貸革命クラウド版、WebManagerPro3導入事例

当社では借上げでの管理を行っているのですが、そのシステムを使っていた当時は、その借上げという管理方法が、まだ世間では一般的な管理方法ではなく、そういった管理が行え、自社独自のやり方に対応できるようにするためにカスタマイズを加えたシステムを使って賃貸管理を行っていました。そのため業務の運用方法に合わせたカスタマイズを長年繰り返し、システム自体にかなりお金をかけていました。カスタマイズをかなり加え、継ぎ足し継ぎ足しでやってきた自社システムでしたので、業務上変更を加える必要が出た際などには、システムのプログラムも逐一変えていく必要がありました。
また、長年蓄積されてきた管理データ量に加え、管理戸数が増える分のデータも同じように増えていくわけですから、次第にサーバーの容量変更のスパンも、5年間隔でよかったものが、気付けば3年間隔と短くなってきている状況でもありました。それだけならまだしも、そういった定期的なサーバーの買い替えやOS変更の際には、自社システムのカスタマイズ部分は動作検証等も必要なため、結果として、何か変更が加わるたびに膨大な費用がかかってくるという悩ましい状態でした…

先に述べたような状態を、一刻も早く改善しなければならないタイミングでもありましたので、会社としても管理システムに対するカスタマイズを減らし、パッケージの賃貸管理ソフトウェアで出来る範囲に可能な限り仕事を変えていこうという方針に変わってきていました。そこで、取引先の付き合いがある会社にお願いして、何社か不動産パッケージシステムの会社をご紹介いただきました。

パッケージの賃貸管理ソフトウェアを選ぶうえで、こだわっていたのはクラウド環境で利用できることでした。現場から会社にデータサーバーを置きたくないという声が上がっていたため、当社ではまずそこが大前提にありました。

月末に振込での家賃入金、月初に自動引落分の家賃入金がくるので大体5日～10日の間に入金確認から、紙に入金データを印刷したものを目視で金額チェックし、送金データ作成と一連の作業を終えなくてはいけません。家賃回収までを行っている管理の約6,000戸分を2人体制で行っていました。ただデータを銀行に渡さないといけない期限は決まっているので、これをこなすのに担当していた2人はこの期間はかなり夜遅くまで残業をしていました。
しかし「賃貸革命クラウド版」を利用し始めてからは、、一連の流れが賃貸管理システム上で行えて入金チェックから外れたデータだけを確認すれば良くなりました。非常に効率的になり2人がかりだったこれらの業務を、今では1人で、かつ残業もほとんどない状態で行えるようになっています。

実は自社システムを使ってはいたのですが、意外と情報がデータベース化されていなかったんです。家賃や契約状況などはデータベース化されていたのですが、入居者の情報などは全くなく、この人の部屋はどんな修繕をしたといったことも記録されていませんでした。ましてや、入居者からいつどんな問い合わせがあったというのはその問い合わせを受けた個人の記録、記憶に依存していたため、退職されてしまうとわからなくなる状況でした。そこで賃貸革命のクレーム管理機能を使うようになって初めて「あ、この人のこの問い合わせは3回目だ！」といったことも履歴の情報などから把握することができ、違う人が電話を受けてもすぐ分かるようになり、入居者対応の際にとても活躍してくれています。

管理システムに関しては、見た目や操作感的にとっかかりやすいのが一番だと思います。管理戸数が少なくても、システムを検討されている不動産会社さんも最近ではいらっしゃると思うので、低コストで導入できるパッケージの賃貸管理ソフトウェアなら手軽に始められるのではないでしょうか。

訪問いただいているシステムアドバイザーの方に何かあればすぐにお願いしやすいですし、コールセンターもあるのでサポート体制に関しても満足しています。当社の今後の目標としては管理戸数10,000戸を目指しています。そこを目指すうえで、人を増やすことなく賃貸革命で業務をこなしていけるとベストですね。