賃貸革命導入事例

以前は物件の情報もオーナー様の情報も契約の情報も家賃管理も全てExcelで管理していました。契約書もExcelで作った雛形をその都度その都度、必要事項を手書きで書き換えて、対応していました。ですので、更新業務ともなると、その多量にある手書きの契約書の束の中から毎回毎回書類をひっくり返して確認していたので、業務がとても煩雑でした。また、担当者個人の頭の中だけに入っている情報もたくさんあり、ミスも起きやすい状況でした。

当時800戸近く管理していたのですが、管理戸数は増え続けていたので、１人では手が回らない状況になってきていました。会社の方針として出来る限り早く帰宅することが推奨されていたのですが、そうなると逆に限られた時間の中でこなさないといけないので、あたふたしながら対応していたのを覚えています。

きっかけは日本情報クリエイトさんの担当営業さんが飛び込みでいらっしゃったのですが、実は、以前務めていた会社で「賃貸革命」を使っていたんです。賃貸革命では、賃貸管理の全ての情報が１つで管理が出来るので、一度情報を入力してしまえば、何度も同じ情報を入力する必要がありません。
賃貸革命１つで家賃の管理も全て出来るので、導入すればきっと改善すると思い、会社に提案をしました。

契約、更新、家賃、滞納など、物件に関する様々な情報をすぐに取り出せるようになりました。滞納に関する情報も以前はノートに付けて管理していたのですが、どうしても冊数が増えていくので過去の履歴を遡って確認するのが大変でした。賃貸革命を使って家賃の管理をしていれば、滞納の情報もすぐに一覧で確認出来るようになるのでとても便利です。 あとは更新の作業も楽ですね。2ヶ月後の更新対象者などもすぐに一覧で出せるので、以前のように契約書をひっくり返して確認する事は無くなり、スムーズに更新のご案内を出せるようになりました。

導入前は、管理するものをノートや、Excelなどいろいろなものに分けてしまっていたので、情報を転記する作業が発生していました。例えば、入金の情報はオーナー様への精算書へ金額を転記するのですが、その際、人間が行うことなので、どうしてもミスが生じてしまいます。賃貸革命では一度入力した入金の情報を使ってオーナー様への精算書が自動作成されるので、ミスも無くなり、作業時間も減ってとても楽になりました。オーナー様によっては、複雑な精算書より、簡易的なものを好む方もいらっしゃるので、Excelで作成している精算書もあるのですが、その場合は賃貸革命から自動出力された精算書と比較しながら、手書きしたものにミスが無いかチェックしています。

賃貸革命には自社の管理物件を全て登録しています。
今は出来上がった物件情報に対して日々起こる情報を登録していくだけの状態です。ここまでくると簡単なルールさえ分かってしまえば、不動産の仕事について１年ちょっとの社員でも、しっかりと安心して使えるので、とっても良いと思います。彼女１人で賃貸革命を使ってオリジナルの図面も問題なく作成出来ていますし、賃貸革命を導入して本当に大満足です。

Excelを使って管理をすると、まずExcelの使い方を勉強して都度工夫していかないといけないかと思います。賃貸革命は簡単な入力で初めに準備しておくだけで、契約書も更新の案内も家賃の管理も全ての業務が楽になり、ミスも減ります。操作の中で不明な点があれば、サポートセンターの方に教えていただけるので、賃貸革命を選ぶことが本当にベストな選択だと思っています。