賃貸管理業務が3倍楽になる秘訣 資料ダウンロードフォーム
賃貸管理業務では、システムを導入することで得られるメリットが多くあります。しかし実際にどのようなメリットがあるのか、機能としてどのような特徴があるのか分からない方も多いでしょう。
この記事では、賃貸管理システムを導入する6つのメリットや機能の特徴をご紹介いたします。この記事を参考に、賃貸管理業務を見直してみてください。
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賃貸管理システムを導入することで得られるのは、作業効率化だけではありません。ほかにも多くのメリットがあるので一つずつ見ていきましょう。
普段、表計算ソフトなどを使って契約書類の作成や家賃管理などを行っている会社も多いかもしれません。しかし、表計算ソフトは基本的に手入力であるうえ、入力方法に独自ルールが存在する場合もあるため、属人的な操作となり入力に時間もかかってしまうでしょう。
賃貸管理システムは、指定項目に情報を入力していくだけで簡単に書類が作成でき、作業時間の短縮に繋がります。また、物件管理・契約管理・家賃管理を一元管理することで、欲しい情報をすぐに検索して閲覧できるため、スムーズな業務が可能になります。
人の手で作業するとなると、入力ミスや漏れ、データの紛失リスクがどうしても高くなってしまいます。
賃貸管理システムを導入することで、入力すべき箇所に必要な項目や数字を入れるだけでなく、金額の計算も自動で行われるため、計算ミスも防げるでしょう。また、入力する項目や数字が間違えていたら、管理画面上でどこが間違えているのかエラーで表示してくれるため、入力ミスが起きたまま情報登録されるリスクがないことも魅力です。
情報に間違いがあれば、信用を失ったり顧客トラブルに繋がったりする可能性もあるため、人為的ミスやデータ紛失リスクが減らせるのは大きなメリットだといえるでしょう。
賃貸管理システムは提供する会社によって搭載されている機能は異なります。物件情報の管理や契約書類の作成など、賃貸管理業務を中心とした機能のほか、ポータルサイトへの一括入稿や物件チラシの簡単作成など、仲介業務に関する機能もあるため、自社の目標や目的に合わせた機能をカスタマイズすることが可能です。
不動産業務において重要なのが、オーナーと入居者との関係性です。
賃貸管理システムを導入することで、オーナーに対する月次・年次の収支報告や修繕が発生した場合の報告書が簡単に作成できます。迅速に書類を提出できるため、信頼獲得にも繋がるでしょう。
また、賃貸管理システムでは過去のクレームや問い合わせを記録・社内共有できるため、入居者からクレームが来ても、誰でも迅速に対応しやすいです。クレームに対して素早く対応したり、要望に答えたりすることは入居者からの信頼獲得にも繋がります。さらに、クレームやお問い合わせ対応をオンライン上で行うことで、社員の職場環境の満足度も向上するでしょう。
賃貸管理システムは膨大な物件の情報と反響データを記録できるため、どのような物件にニーズがあるのかなどの判断材料となり、反響の出やすい広告文言や掲載方法の傾向が分かります。表現力の幅を広げたり、記録されたデータをもとに顧客が求めている情報を掲載したりすることで、成約率アップに繋がり、管理物件を増やすこともできるでしょう。
賃貸管理システムでは、蓄積した物件掲載情報や契約情報、反響数をもとに、データの集計・整理・分析が可能です。分析レポートから物件の傾向や自社の強み、課題などが把握でき、データ的根拠に基づく経営戦略が立てられるため、利益がアップしたり契約獲得率がアップしたりなどの効果が期待できます。
賃貸管理システムには、賃貸管理業務を効率化できる機能と仲介業務を効率化できる機能が搭載されています。
それぞれの機能の特徴を見ていきましょう。
| 主な機能 | 内容 |
|---|---|
| 物件管理機能 | ・自社管理物件や他社物件の在庫管理が行える。 |
| お問い合わせ機能 | ・案件単位でお問い合わせ内容を管理。対応状況を社内共有できる。 |
| 入出金管理機能 | ・家賃の入金、未入金などの管理が自動で行える。 ・オーナーへの支払い報告や年間修理費などの書類を作成できる。 |
| 請求書作成機能 | ・毎月の家賃や更新費、滞納金、修繕費などの請求管理ができる。 |
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 物件登録機能 | ・登録した物件情報をポータルサイトやホームページに自動反映できる。 |
| 広告出稿機能 | ・ポータルサイトに合わせて物件の広告をワンクリックでまとめて出稿できる。 ・万が一入力不備があっても自動的に検出されるため、ミスも減らせる。 |
| チラシ作成機能 | ・閲覧者が興味を引くようなチラシを簡単に作成できる。 ・簡単操作なので、作成するのが初めての人でも利用しやすい。 |
| 契約管理機能 | ・契約情報を一度登録すれば、契約時に必要な書類を出力できる。 ・契約更新業務や解約業務にも対応。 |
多くの会社が賃貸管理システムを提供しているため、どこにすれば良いか迷っている方もいるでしょう。そのような方は、日本情報クリエイトが提供している「賃貸革命」を検討してみてください。
賃貸革命は柔軟にカスタマイズできるため、自社の賃貸管理環境に合わせて利用できるのが大きなメリットです。 ほかにもメリットがあるので、以下で詳しく解説していきます。
日本情報クリエイトが提供している「賃貸革命」では、仲介業務と管理業務のほぼ全ての業務を一元管理できます。
賃貸革命で管理できる業務
あらゆる情報を一元管理することで業務の効率化を図り、集客率アップやコストカットが可能です。
また、一度登録した情報は基礎データとなるため、契約管理や物件管理、家賃管理、問い合わせ修繕管理など幅広く活用できるのが特徴です。入力ミスや漏れなどのリスクも防げるため、業務の質も高まるでしょう。
詳しい製品情報はこちらのページをご確認ください。
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賃貸革命には豊富なオプション機能が付いているのも魅力の一つです。自社に必要な機能をオプションとしてつけ、カスタマイズしていきましょう。以下がオプションの一部です。
賃貸革命で利用できるオプション
中でもクラウドバックアップ機能は、データを安全なクラウド上に自動でバックアップするため、万が一トラブルが起きてもデータを失う心配がありません。バックアップ作業のための人的コストも節約できます。
また、自動入稿ロボでは、ボタンひとつ、または自動で、賃貸革命に登録されている物件情報を広告・業者間サイトに掲載します。これまで物件登録にかかっていた時間を減らせるため、空いた時間を別の業務に回すことができ、業務効率化が目指せるのです。
ほかにも便利なオプションが揃っているため、自社に合わせたカスタマイズで利用してみてはいかがでしょうか。
詳しいオプション情報はこちらのページをご確認ください。
→「賃貸革命」オプション機能一覧ページへ
賃貸管理システムの導入で、「業務の効率化」だけではなく、「入力ミス・データ紛失の防止」「経営戦略への活用」ができます。人為的ミスも減らせるため、オーナー様や顧客様からの信頼獲得にも繋がるでしょう。
賃貸システムで迷っているなら、日本情報クリエイトの「賃貸革命」がおすすめです。幅広い便利なオプションが揃っているため、自社に合わせたカスタマイズで利用できます。また、仲介業務と管理業務のほとんどの業務を一元管理できるため、業務効率化や課題解決に向けてサポートしてくれるでしょう。
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オーナー満足度アップ
