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「賃貸管理システムの導入によって、業務がどのように変わるのか知りたい」
「システムにどんな機能が備わっているのか気になる」
賃貸管理システムの導入にあたって、上記のような疑問をお持ちの方もいらっしゃるでしょう。
賃貸管理システムを導入すると、さまざまなデータが一元管理できたり、賃貸管理業や仲介業務を効率化できたりと業務負担の軽減に役立てられるものです。
この記事では、賃貸管理システムに搭載されている主な機能やシステム導入の流れについてご紹介していきます。あわせて、システム導入時に注意しておきたい点についても解説しますので、最後まで読んでいただき、自社の業務効率化に役立てていきましょう。
賃貸管理システムとは、不動産オーナー、または管理会社の所有する物件の賃貸管理や、家賃管理業務の効率化を図るための、ソフトウェアやシステムのこと。
自社内にサーバーを置き自社で管理を行う「オンプレミス型」と、システムやデータを自社で管理するのではなく、システム会社にサーバーのある「クラウド型」の2種類があります。
なお、賃貸管理システムの詳細については、以下の記事で詳しくご紹介しています。
ぜひ参考にしてみてください。
→>賃貸管理システムでどんな悩みを解決できる？機能内容や導入メリットなどを紹介
→【日々の業務が楽ちんに！】おすすめの賃貸管理システムを紹介！システム導入の注意点を知って業務改善に取り組もう
賃貸管理システムにはどういった機能が搭載されているのでしょうか。
ここでは、賃貸管理システムに搭載されている主な機能について、以下の表にまとめました。
| 機能 | 期待できる効果 | |
| 賃貸管理に関する機能 | 物件管理機能 | ・物件ごとの点検、修繕情報やクレーム情報などを管理できるため、効率の良い物件管理が可能となる。 |
| お問い合わせ機能 | ・案件単位でのお問い合わせ内容を管理でき、対応状況などを社内で共有できる。 | |
| 入出金管理機能 | ・家賃の入金状況管理が自動化できる。 ・オーナーへの支払報告、メンテナンスや修理などの書類が簡単に作成できる。 |
|
| 請求書作成機能 | ・毎月の家賃、更新費用、滞納金、修繕金といった請求管理業務が簡素化される。 | |
| 仲介業務に関する機能 | 物件登録機能 | ・登録した物件情報がポータルサイトやホームページに自動的に反映される。 |
| 広告出稿機能 | ・ポータルサイトに合わせた物件広告をワンクリックで簡単に出稿できる。 ・入力不備があっても、自動的に検出されるため、ミスを軽減できる。 |
|
| チラシ作成機能 | ・ユーザーが興味を引くようなチラシを簡単に作成可能になる。 ・はじめての人でも簡単操作で利用しやすい。 |
|
| 契約管理機能 | ・契約情報を登録しておけば、契約時に必要な書類の出力も簡単にできる。 ・契約更新、解約にも対応可能。 |
賃貸管理に関する機能についてはこれまで、家賃入金や振込の消込作業をExcelなどで行っていたのが通常でした。それを入出金管理機能の利用に変更することによって、作業時間の大幅短縮が可能になります。
また、仲介業務において、これまで物件情報を一件ずつポータルサイトやホームページへ掲載していく必要がありました。システムを導入し、物件登録機能を活用することで、物件情報が自動反映されるため大幅な業務効率化も図れます。
このように賃貸管理システムによって情報の一元管理ができ、無駄な作業を省ける点はシステム導入の大きなメリットといえるでしょう。
なお、賃貸管理システムの内容については以下の記事で詳しく記載していますので、ぜひ参考にしてみてください。→賃貸管理システムでどんな悩みを解決できる？機能内容や導入メリットなどを紹介
ここまで、賃貸管理システムの主な機能についてご紹介しました。
では、賃貸管理システムを導入する場合、どのような流れになるのでしょうか。
ここでは、賃貸管理システム導入の流れについて以下の4ステップをご紹介します。
賃貸管理システム導入にあたって、まずはシステム運営会社に問い合わせが必要です。
料金プランやシステム内容などの資料請求を行うのに加え、疑問があれば早めに問い合わせておくのがおすすめです。
製品によっては、WEBでのデモンストレーションや無料トライアルが利用できるケースがあります。
実際に製品を体験することで使用感の確認や不安な点を解消することができます。
製品デモや体験を行い、商品内容に納得できたら、契約となります。
契約を行い、納品・操作説明を受けたら運用開始です。納品後でも運用に関するアドバイスなどサポートが受けられるシステムもあります。
システム導入後は、住所などの物件情報や間取りなどの部屋情報、入居者などの契約者情報の登録が必要です。
登録件数が多い場合など、自社での登録が難しい場合には、代行サービスを利用できる製品もあります。但し、追加費用がかかる場合が多く、登録完了まで1～2週間程度の時間を要するケースが多い点は注意しておきましょう。
賃貸管理システム導入の流れについてご紹介しましたが、システムを導入するにあたってどういった点に注意する必要があるでしょうか。
ここでは、賃貸管理システム導入時の注意点として以下の2点をご紹介していきます。
なお、賃貸管理システムの選び方については、以下の記事で詳しくご紹介していますので、参考にしてください。
→>賃貸管理システムでどんな悩みを解決できる？機能内容や導入メリットなどを紹介>
通常、賃貸管理システムの契約・納品後、操作説明を受けたらすぐに使用できるケースが多いですが、すぐに使用できないケースもあります。
自社で既に別のシステムを導入している場合には、自社のシステムに対応した形式で導入となるため、契約してから2週間～2ヶ月程度の時間を要する場合も想定されます。
自社のシステム状況によって、使用できるようになるまで時間がかかる可能性がある点には注意しておきましょう。
土日祝日に営業を行う店舗の場合、トラブル発生時にサポートの電話が繋がらない可能性もあります。
万が一、トラブルが発生した場合であっても、サポート対応が受けられないため、業務に支障がでる可能性があります。
システムの導入前、導入後のサポート体制が整っているかどうかは、十分に確認しておくと良いでしょう。
賃貸管理システムにはさまざまなものがありますが、日本情報クリエイトの賃貸革命であれば、自社の賃貸管理環境に合わせてカスタマイズすることが可能です。また、不動産取引に大きく影響する「賃貸住宅管理業法」や「インボイス制度」にも対応しており、施行後のルールに基づいた契約書作成が可能です。
以下、賃貸革命がおすすめできる理由について見ていきましょう。
日本情報クリエイトが提供している賃貸革命では、仲介業務と管理業務のほぼすべての業務を一元管理できます。
登録したデータは物件管理や契約管理、家賃管理、問い合わせ修繕管理などに幅広く活用できるため、業務効率化が期待できます。また、入力ミスや漏れなどの人為的ミスも減らせるので、オーナー様や顧客の信頼獲得にも繋げられるでしょう。
賃貸革命には豊富なオプション機能が付いているのも魅力の1つです。自社に必要な機能をオプションとしてつけ、カスタマイズしていきましょう。以下がオプションの一部です。
会社の目標や目的、課題解決に合わせたオプションを利用できるため、さらなる業務効率化が期待できるでしょう。業務形態に応じて柔軟にカスタマイズでき、自社ならではのシステムにできるのがポイントです。
賃貸管理システムの主な機能や導入の流れ、注意点についてご紹介してきました。
賃貸管理システムの導入によって、賃貸管理業務や仲介業務の一元管理が可能となり、業務の効率化が図れます。
システム導入時には、問い合わせからデモ体験・契約・物件情報登録を経て、業務へ活用できるようになります。一方、自社のシステム状況によっては契約から使用できるまでに時間を要する場合や、営業日によってサポート対応ができない場合もあるため、注意も必要です。
日本情報クリエイトの提供する賃貸革命では、豊富なオプション機能の中から自社の状況に合わせてカスタマイズでき、運用中のサポートも受けられるため、安心して利用できるシステムといえるでしょう。
賃貸管理システムの導入を考えているのであれば、「賃貸革命」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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