賃貸管理業務が3倍楽になる秘訣 資料ダウンロードフォーム
無料版が存在し汎用性も高いエクセルなら、効率的に物件管理が可能です。
しかし、エクセルでの物件管理を行う場合は項目や管理の仕組みを自分で作らなければなりません。不動産会社の中には「設定の流れや入れるべき項目がわからない」という担当者の方もいるのではないでしょうか。
この記事では、エクセルで物件管理を行う方法やチェックすべき項目、エクセルのメリット・デメリットを分かりやすく解説します。
併せてエクセル以外での管理方法も紹介するので、物件管理の方法を選択する際の参考にしてみてください。
物件管理をエクセルで行う方法として、次の3つのステップがあります。
まずは、管理表の大枠を作っていきましょう。
物件管理に必要な項目を一番上の行に設定していきます。管理業務を行う際、「どのような項目を確認する必要があるか」を考えておくと、設定する項目を入れやすくなります。
最低限、以下のような項目を抑えておくと業務に活用できる表ができるでしょう。
エクセルの表を効率的に運用するなら、関数や条件付き書式の活用は必須です。とくに、管理している戸数が多い場合、手入力が増えると、入力ミスや管理状況の見逃しが発生してしまう恐れがあります。
逆に、空室部屋数を自動で計算する関数や、「前回の点検日から3年経過している場合、『点検が必要』と言うテキストを表示する」「記載が必要な項目が空欄なら赤で表示する」「リストから選択して入力できるようにする」といった条件付き書式を設定すれば、ミスや見逃しを防ぐことができます。
設定には時間がかかりますが、一度作成してしまえば物件管理を簡単に行えるようになるでしょう。
関数や条件付き書式は、以下のような項目を設定することがおすすめです。
物件管理に活用できる関数・条件付き書式の例
・SUM関数：指定された範囲の数値を合計する
・条件付き書式「日付」：設定した範囲内で、特定の日付を過ぎたセルを塗りつぶす
・条件付き書式「空欄」：設定した範囲内で入力されていないセルを塗りつぶす
関数や条件付き書式の設定が終わったら、いよいよ実際の業務での運用をスタートさせます。ここで意識したいのが「業務の進捗と合わせて運用する」ということ。いくら関数を使って自動化しても、ステータス更新や数値の入力はどうしても手入力になるため、入力する項目が増えると時間がかかってしまいます。
また、実際の業務進捗がエクセルの表に反映されていないことで、エクセルの内容と実際の管理状況が一致せず、確認漏れなどに繋がる恐れもあるでしょう。
よって、エクセルで物件を管理する場合は、業務の進捗と合わせて運用することが大切です。
物件管理をエクセルで行う場合、最低限設定しておきたい項目として、次の3つがあります。
物件管理では、物件の修繕のタイミングや劣化進捗を図る目安として竣工年数を重要視しています。竣工年数とは、建物の工事が完了した日のこと。竣工年数からどれくらい経過しているのかを把握することで、適切な点検日や修繕タイミングが分かるものです。
エクセルの表には、竣工年数からの経過も表示しておくことで、点検や修繕業者への連絡時期を判断する目安がわかりやすくなるでしょう。
管理報酬も、エクセルの表に最低限記載しておきたい項目です。管理会社に管理を委託している場合、管理報酬を差し引いた額をオーナーに支払うことになります。その際、同じオーナーの所有物件であっても、家賃の違いによって管理報酬が変わってくる場合があります。
そのため、管理報酬についても“物件ごとに”正しく把握し、エクセルの表に記載しておくことが必要です。
エクセルの管理表には、オーナーの連絡先も記載しておきましょう。物件管理をしているとオーナーに連絡しなければならない場面も多くあります。例えば、お部屋から水漏れが発生した場合、修繕の費用はオーナーにかかるため、連絡先を名刺や別ソフトで管理している場合、連絡までに時間がかかってしまいます。
緊急時、すぐオーナーへ連絡できるようにするためにも、エクセルの表にオーナーの連絡先は記載しておくようにしましょう。
エクセルで物件管理を行うことで、業務を効率よく進めることができます。
しかし、エクセルの管理にもデメリットはあるため、デメリットまで理解して導入を検討することが大切です。
ここでは、エクセルで物件管理を行うメリット・デメリットをそれぞれ見ていきましょう。
エクセルには、「自社の環境に合わせて自由にカスタマイズできる」というメリットがあります。
エクセルにはフォーマットが豊富に用意されているうえ、インターネット上にもさまざまなテンプレートが存在します。
また、テンプレートは自由にカスタマイズできるため、会社のルールや業務状況に合わせて、使いやすい表を作ることが可能です。
さらに、関数の知識があれば自動算出できる項目も増えます。
このように、エクセルには会社に合わせて効率のよい運用ができるようなカスタマイズ性を持ち合わせている点がメリットだと言えます。
カスタマイズ性というメリットがあるエクセルですが、「表の作成や管理に手間がかかる」点がデメリットです。
物件管理表を1から作成する場合、基本的に自分で関数や条件付き書式を設定する必要があります。また、ただ数値を入力するだけの表では確認がしにくいため、テキストの表示を大きくするなど、見やすくする工夫も必要です。
関数の設定や表を見やすく工夫することは、パソコンに不慣れな人にはハードルが高いもの。表が完成してからも、数値の入力は手作業になるため、管理に手間をかけなければいけません。
このように、エクセルでの管理には表の設定や運用時などに手間がかかるというデメリットがあります。
エクセルでの管理が難しいと感じた場合、物件管理用のソフトを利用することで、管理の手間を軽減できます。物件管理用に提供されているソフトであれば表を一から作り上げる必要がなく、物件管理に特化しているため管理業務の効率を上げることも可能です。
物件管理のシステム化を検討しているなら、日本情報クリエイトの賃貸革命がおすすめです。
賃貸革命では、物件管理だけでなく仲介業務から管理業務までを一元管理でき、作業効率アップにつなげられます。
賃貸革命では、入力した物件情報を管理業務だけでなく仲介業務に活用が可能です。
賃貸管理の機能
・契約書作成や管理
・物件チラシ
・ネット広告
・請求管理
・入金管理
・問い合わせ管理
・送金管理
登録した物件情報やオーナー情報・入居者情報などを基礎情報として、物件管理や契約管理・家賃管理・問い合わせ修繕管理などへ横断的に利用可能です。
また、登録情報を元にチラシ作成やポータルサイトへの転用も簡単にできます。
一度入力した情報を別の管理画面で再入力する必要がないため、入力の二度手間とはならず、入力ミスも防止。業務改善が図れるだけでなく、スムーズなお客さま対応にも繋がるため、満足度向上も期待できるでしょう。
賃貸革命では、豊富なオプションが提供されているため、活用することで、自社に合わせたオリジナルの管理システムを作ることも可能です。
オプション例
・ オンライン駐車場連携
・ 保険申込連携
・ 電子契約
・ ポータルサイト一括掲載システム
・ 会計連動オプション
また、日本情報クリエイトが提供する不動産BBなどの別システムとの連携も可能です。
自社に必要なオプションやシステムを組みあわせることで、より自社の業務に適したシステムを構築でき管理業務の効率化が図れるでしょう。
エクセルで物件を管理する際は、竣工年数や管理報酬といった最低限必要な項目を設定して、関数などを活用することが大切です。
エクセルは機能性が高くカスタマイズ性に優れているため、自社に合わせて管理表を作りやすいというメリットがあります。
その一方、仕組みづくりには手間がかかり、運用自体も入力作業に時間がかかるものです。
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