不動産BB、賃貸革命、電子入居申込導入事例

当社は管理物件が現在4,000戸あります。基本的に当社では管理業務を中心としており、他社様からの仲介でご契約いただく状況になっております。
管理業務に携わる社員のほぼすべてのパソコンで「賃貸革命」を利用しています。仲介業務に関しては、「不動産BB」と「電子入居申込機能」を利用しております。
不動産BBを導入するに至ったきっかけは、日本情報クリエイトさんから「不動産BBで空室共有を行いませんか？」とご提案をいただいたことです。それまで当社は空室一覧をExcelで管理し、それを仲介業者様にFAXでお送りしていました。

日本情報クリエイトさんから不動産BBをご提案いただいた際に、期待していた点と不安だった点があります。期待していた点は、リアルタイムな物件情報の共有ができることと、電話問合せが軽減することです。一方不安だった点は、管理用に賃貸革命を利用していたため、不動産BBという新しいシステムを導入することで物件データの整備など手間がかかるのではないか、という不安がありました。
また、当時私たち姫路エリアではかなり早い段階でご提案をいただいたため、「不動産BBってなんだ？」という状態でしたので、仲介業者様に使っていただけるのか、トラブルはないのか、といった点も心配でした。

不動産BBを導入した結果、今まではFAXを月に500件、お電話をいただいて資料をお送りするとなると1件あたりの対応に20～30分かかっていましたが、現在はFAXの送付や資料作成はほとんど行っておりません。これは、不動産BBで閲覧いただく状況がほぼ確立されているためです。不動産BBは稼働までの期間約2ヵ月程度は従来の業務に加え、仲介業者様への通知や社内統制が必要となります。しかし、軌道に乗ると業務を効率化することができます。他にも、今までお付き合いのない仲介業者様からの問合せも増えるという予期せぬメリットもありました。

電子入居申込機能の導入ですが、当社はテストユーザーという立ち位置でリリース前から利用させていただいておりました。不安な点もありましたが、実践稼働まで約１ヵ月とスムーズに導入することができました。
導入後は、今まで入居申込はFAXでお申込みをいただいておりましたが、現在個人契約の約8割は電子入居申込をいただく状況になりました。
電子入居申込機能のメリットは、何と言ってもインターネット上のやり取りに尽きます。
FAXの文字の潰れ、写真の黒ずみ、そういったことが一件でもあるとお電話して再確認するしかないのですが、当然すぐにご連絡が取れるわけではなく、非常に手間がかかっていました。
電子入居申込機能を導入後は、電子化により書類の精度が上がり、添付漏れも大幅に削減されたため業務が効率化されました。社員の時間に余裕も生まれました。今まで手が付けられなかった別の業務も回せる状況になっております。

当社では不動産BBのスムーズな導入に向けて社内で3つのポイントを意識しました。

1つ目は「責任者の意思」です。当社にも導入時の責任者がおりますが、その者が率先して不動産BBを活用するという意思を明確にしていました。社内や日本情報クリエイトさんと共に「いつまでに不動産BBでこれだけの物件情報を整理しよう」といった目標を設定し、そこに時間をかけて情報を整理していきました。もし目標をしっかり設定するという指揮がなければ、本格的に導入するための時間が十分に取れなかったかもしれません。

2つ目は「社内情報の共有」です。不動産BBは仲介業者様に使っていただくシステムになりますので、社員全員で実際に利用し、情報を共有しておりました。当然仲介業者様からのお問合せをいただくこともありましたので、その際も全員で質問事項と回答を共有しておりました。この取り組みで、不動産BB導入への不安を無くし、業務の効率化に有効なものであるという意識づけを行いました。

3つ目は「サポートの活用」です。少しでもわからないことや、 「もしかして不具合？」と思う点は早急に日本情報クリエイトさんに連絡していました。わからないことをそのままにしておくと、どうしても次に進めなくなりますので、些細なことでもすぐに相談させていただいていました。

不動産BBは操作してみると実はそこまで難しい仕組みではなかった、ということもあり比較的スムーズに運用することができて良かったです。
やはり、未知のシステムは初め抵抗があります。まずは触ってみて慣れるということも大事なんだと思いました。

初めは「そもそも不動産BBは仲介業者様に使っていただけるのだろうか？」と不安に思っていましたが、実際に導入してみると、私たちが不安視していたほど仲介業者様も抵抗なくスムーズに運用していただけました。
しかし、私たちが不動産BBの電子入居申込をスタートしたころは、不動産BBも電子入居申込も全くと言っていいほど地域に浸透しておりませんでした。そのため、まずは日本情報クリエイトさんに、地域の仲介業者様へ不動産BBのご案内のお電話や訪問をしていただきました。併せて私たちも仲介業者様へ営業に行く際に、不動産BB電子入居申込の使用方法がまとめられた資料※1をお渡しし、空室一覧のFAXにも「電子入居申込を開始しました！不動産BBの『電子入居申込登録』からの申込をお願い致します。※2」という文言を記載し送っていました。
その段階である程度の仲介業者様に使っていただけたのですが、やはり担当者様によるところも大きいため、お電話でのお問合わせもすぐには減りませんでした。その際にも、繰り返し「物件は不動産BBで最新情報が見られますよ」とお伝えしたり、空室一覧に不動産BBの案内を記載したりしました。その結果、現在ではほぼすべての仲介業者様に不動産BB経由で仲介していただけるようになりました。

※1資料については日本情報クリエイトの営業及びサポートにて原本を所有しております。お気軽にお問い合わせください。
※2 各地域の不動産BBの浸透度で表記の仕方は工夫することをお勧めいたします。詳細は各エリアの日本情報クリエイト営業・サポートまでご相談ください。

当社の場合、当時不動産BBの知名度が低く、浸透までに非常に時間がかかりましたが、不動産BBがすでに活用されている地域では非常にスムーズに運用できるかと思います。また、不動産BB・電子入居申込共に軌道に乗れば、FAX・電話を多く利用されている業者様は、はるかに業務効率が上がると思います。
特に電子入居申込は、FAXでのやり取りがかなり減ることと、エンドユーザーと仲介業者様がメールなどの電子媒体でやり取りをしていることから、申込まで非常に効率がよくなります。
他の不動産会社様にも特にこのような時代ではございますので、業務効率化や感染症防止の観点からもいち早く活用していただければ幸いです。