不動産専用 電子契約導入事例

中部興産株式会社では、電子契約が法的に整備されたことがきっかけに、ペーパレス化と業務効率アップを目指し、使い勝手・賃貸革命と連動していることが決め手となって電子契約システムを導入することにしました。
電子契約の導入により、印刷物のコスト削減、契約プロセスの迅速化、ミスとロスの減少など、多くのメリットがもたらされました。

契約書をデータで事前に渡すことで、相手も事前に内容確認ができ、契約に関する業務の時短に繋がりました。 特に重要事項説明時に関して、質問数が増え、その場で回答・解決するため、持ち越す案件も減りました。

以前は、「書類作成→発送→受理」というプロセスが2週間程必要でしたが、電子契約だと2、3日で締結することが多くなりました。 また手間だった製本作業(印刷→ページ揃え→製本→捺印)も無くなり大変便利です。
お客様側による実印等の準備物も減り、契約業務が容易になりました。

賃貸革命で全ての契約書類を出力でき、ミスとロスがなくなっていることも便利になったことの要因です。
支店→本社への送付作業やファイリング業務、各書類の紛失がなくなり、書類検索も早くなりました。 また紙の契約書類は本社で一括管理しているため、以前は支店での閲覧はできませんでしたが、電子契約に変えたことで可能となり、すごく便利になりました。

「家主様」には管理受託契約で既に代理押印の承諾をいただいており、電子契約のご案内も含め再度ご連絡し、事前の承諾をいただいています。 「入居者様」には事前に説明をし、必ず電子契約で行っています。特にご高齢の方などはご来店してもらい、電子契約の利用方法含めてご案内しています。
署名時に、「スマートフォンの画面では文字が小さい」などのお声を多少いただくこともありますが、スタッフにて臨機応変にサポートを行うことで、その他は大きな問題なく進められています。契約内容の説明時、漏れのないようにパソコン画面を使って説明しています。

入居者様には原則ご来店いただいて契約しますが、契約全般をオンラインで行う入居者様もいらっしゃいます。なかには来店時に重要事項説明だけ取り交わしして、契約はじっくり読んでから署名したいと言う方もおられます。その場合も電子契約で進めているので、後日、郵送や再来店などの対応もなく便利になりました。

社内での電子契約への移行は段階的に行われ、最初は本店からスタートし、1店舗ずつ徐々に展開しました。導入当初は「前のやり方が良いのでは？」との声もありましたが、スタッフからは利便性の向上に関する肯定的なフィードバックが多数寄せられており、電子契約は今やほとんどの契約において標準的な手段となっています。
また家賃保証会社(オリコ・全保連)も電子契約で運用しており、電子入居申込から連携して情報が繋ぎ、保証審査依頼、家賃保証委託契約書作成の業務も便利になっています。少額短期保険申込は、ＳＭＳ活用したネット申込を行っているため、紙の申込用紙は不要です。

原則、新規の契約は電子契約で進めている段階で、一部の法人契約を除いて９割以上は電子契約となっています。まだ紙での法人契約を希望される相手方もおり、紙と電子化の二重管理も発生していますが、時代の流れもありほとんどが電子契約に移行しつつあるため、管理は容易になっています。今後は、新規だけでなく、更新契約でも利用し、更なる業務効率化を期待しています。