不動産専用 電子契約、賃貸革命導入事例

基幹システムとして日本情報クリエイトの「賃貸革命」を使っています。
電子契約を導入するために展示会へ参加したり、色々な企業から説明を受けたりしたのですが、日本情報クリエイトの「電子契約」は「賃貸革命」とシステム連携ができるということを聞き、基幹システムと連携ができれば社内の事務作業も一層効率化ができるなと感じ導入を決めました。

やはり新しいことを始めるということになるので、「電子契約」を導入した当初、社員はあまり乗り気ではありませんでした。
でも実際に使ってみると、今まで契約書を郵送する際に発生していた作業（印刷・封筒詰め・郵送の手続きなど）を大きく削減することができ、現場の社員からは「本当に導入してよかった」という声があがっています。
開始から約3ヵ月で、ほぼ全ての賃貸借契約に関する郵送物をゼロにすることができました。

契約書を電子化するということに対して不安などは全然ありませんでした。寧ろ、いつか不動産業でも当たり前のことになるんだろうなという考えがありましたので、時期としては繁忙期ではありましたが、「電子契約」を一斉に開始することを決断いたしました。

「電子契約」を開始する際は仲介業者に対しては、お問い合わせや申し込みをいただいた際に、都度弊社からご案内するという形を行っていました。その方法で特にトラブルなく契約のやり取りができています。
電子契約の手順自体はそんなに難しいことをしているわけではありませんので、システムの画面に沿って、スムーズに進めていただいています。
家主様へは「電子契約」を開始する前に通知を行いましたが、こちらも柔軟に対応いただけました。電子契約では家主様側からの郵送代や（契約等によっては）印紙代も不要になるので家主様にとってもメリットがあると思います。

今まで紙で契約書のやり取りを行っていたときは、契約書の作成が追い付かなかったり、郵送作業に時間がかかってしまったりしていましたが、「電子契約」を導入してからは業務の手間も郵送にかかる料金のコストも大幅に削減できたと思います。
日本情報クリエイトの「電子契約」が1契約200円なのですが、これまでの郵送には『約370円～520円×仲介会社様や契約者様との間の往復分』、それに加えて『書類不備などで差し戻しがあった場合の郵送』のコストが発生していたため、契約1件あたり約1,000円以上は削減できていると考えられます。このあたりのコストカットって相当大きいです。

契約業務などの一般職を行う部署に関しては「電子契約」を使用していなかった昨期の繁忙期では社員4人がかりで月20～30時間くらい残業をしていたのですが、電子契約を利用している今期ではそれぞれが残業時間を10時間以内に収めることができています。

契約書のやり取りは、郵送の場合早くても相手に届くのが翌日、それがまた弊社に返ってきて2日…とかかると思うのですが、「電子契約」なら1秒で送ることができます（笑）その点がとても楽です。 タイトなスケジュール感を持つ案件にも即対応できますので、結果として社員が契約書を作成するためのスケジュールに余裕をもつことができて助かりました。

弊社も「電子契約」導入当初は新しい取り組みに対する社内の不安の声もありましたが、一度使ってみると、郵送費用も契約関連業務も大幅に効率化でき、今では「ほとんどの賃貸借契約に関する郵送物ゼロ」を実現することができました。 契約業務の電子化は、繁忙期にも発生しがちな「突発的な緊急案件」に迅速に対応できる点も大きなメリットだと思います。 「電子契約」を導入するかどうか悩まれている不動産会社様は、是非使ってみられることをおすすめします！