電子契約の運用ポイント・活用事例集フォーム
電子契約・電子署名・電子決済…この1~2年間、「電子○○」と耳にする機会が増えた不動産会社様は多いのではないでしょうか。
しかし、実体が無くパソコン上だけのやり取りで行う「不動産業務のオンライン化」に不安を感じる会社様や、前例が無いため利用イメージがしづらく、どこか抵抗を感じている会社様もいらっしゃるのが現状だと思われます。
業務をオンライン化すると、どのような変化が現れるか、また、安全性は問題ないのか。
結論から申しますと、業務のオンライン化は正しい情報を知り、正しい運用をすることでこれまでよりずっと便利に業務を行うことができ、セキュリティ面でもこれまでより安心・安全になると言えます。
今回はその中で、コロナ禍の影響もあり急激に不動産業界で普及が加速していると考えられる「電子入居申込」の具体的な利便性と安全性について、図説を交えてご紹介します。
是非最後までご覧ください。
電子入居申込は、今まで書類で行っていた入居申込をパソコン、又はスマートフォンを用いてWEBの入力フォームで行えるシステムです。入居申込のやり取りのほとんどをWEBで完結できるため、書類やFAX、電話などが不要になります。
そのため、電子入居申込は、FAXの文字がかすれて読めない・電話が繋がらないなどで発生する業務のタイムロスを大幅に削減できます。
下図は、「書類で行う入居申込」と「オンライン化した入居申込」の流れを書類の不備・紛失、再申し込みの発生など業務中に起こりえるミス・ロスも踏まえ比較したものです。
上図より、オンライン化した入居申込は、書類で行う入居申込にかかっていた時間を短縮できていることがわかります。
また、申込処理をデータで行うことで書類紛失や文字が読みづらくなる心配もありません。システムで入居希望者へフォームの入力漏れの通知もできるため、ミス・ロスの発生を未然に防ぐことができます。業者間の連絡もチャットでスピーディに行えます。
タイムロスをカットできた分、他の業務に時間を充てることもできます。よって、電子入居申込は業務効率化にも効果的であり、機能面でも便利なシステムであると言えます。
次に、電子入居申込の安全性についてご紹介します。
業務のオンライン化は「思わぬところで情報漏えいに繋がるのではないか？」と懸念されている会社様もいらっしゃるかと思います。
オンライン化はインターネットに接続する必要があるため、情報漏えいやサイバー攻撃の危険性があることは事実です。
よって、業務をオンライン化する際は「セキュリティの信頼性が高いサービス」を利用し、情報漏えいなどの危険を防止しましょう。
電子入居申込は、信頼性の高い安全なシステム内で賃貸管理業者・賃貸仲介業者・入居希望者・家賃保証会社などがやり取りを行うことで、書類紛失や行き違いなどのトラブルを防ぎ、データを盗難・災害からも守ることができます。
また、システムの使い方をしっかり理解し正しい運用を行うことで安全性を更に高めることができます。システム導入後のサポートが充実したサービスを選ぶことも大切です。
業務のオンライン化に対し不安を感じていた不動産会社様も、今回の「入居申込」のように一つの業務だけに焦点を当ててみると、オンライン化でどのように業務が効率化するのか、安全に運用することはできるのか、少しイメージしていただきやすくなったのではないでしょうか。
さらに電子入居申込は、不動産会社様の入居申込業務を効率化するだけでなく、申込をする入居希望者にとっても大変便利なシステムです。
来店など書類を受け取る時間をなかなか割けない、または新型コロナウイルスの感染対策や様々な事情でなるべく非対面で手続きを行いたいと感じている入居希望者にとっては、スマホやパソコンからいつでもどこでも申込を行えるシステムは非常に喜ばれるサービスになるのではないでしょうか。
また、入居希望者による書類の手書き・郵送・電話などの作業負担を大きく軽減でき、電子媒体を使用した柔軟な対応も可能だとアピールできることから、入居希望者から不動産会社様に対する安心・信頼の獲得にも繋がりそうです。
ここまで読んでいただきありがとうございました。
最後に、今回ご紹介した電子入居申込は業務のオンライン化を始めてみる上で非常に最適なツールでもあるということをお話したいと思います。
電子入居申込は単体の利用でも十分便利ですが、契約・入金などが管理できるシステムと連携することでさらなる業務効率化が見込めます。
電子入居申込は入居者情報をデータで取得することができます。よって、申込処理完了後、入居者情報を管理システムへそのまま取り込み、その情報をベースとして契約・入金などの管理業務まで展開すれば、さらに情報が一元化された効率的な管理業務が実現できます。
業務のオンライン化は、業務の効率を上げるだけでなく、情報管理の煩雑化や手作業で発生する人為的ミスを防ぎ、業務の正確性も向上します。これは、入居者や家主様からの信頼獲得にも繋がります。
電子入居申込は業務に導入できるスピードが早く、前述したように来店不要でスマホから入居申込ができる点は入居希望者にも嬉しい画期的なシステムです。
現時点では業務のオンライン化は難しいと感じている不動産会社様も、入居申込だけオンライン化を試してみるというのも良いかもしれません。申込業務がオンライン化で効率化することにより、全体の業務にも良い影響を与える可能性が非常に高いためです。
安全で信頼性の高いシステムを正しく利用し、「業務をオンライン化して便利になった！」と是非実感していただきたく存じます。
当コラムが少しでも不動産会社様のお役にたてれば幸いです。
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