賃貸管理システムとは？導入するメリットや選び方について解説！

賃貸管理システムとは、不動産会社における賃貸管理業務を、効率的かつ正確にこなすのに役立つツールのことです。

賃貸管理物件や入居者情報などを一元管理できる他、入居・退去に関する書類の作成や家賃管理など、備えている機能は多岐に渡ります。

この記事では、賃貸管理システムの概要や備えている機能、導入するメリットやデメリットなどを解説します。賃貸管理システムの導入を検討している場合は参考にしてみてください。

賃貸管理システムとは

賃貸管理システムとは、主に不動産管理会社で用いられているシステムです。賃貸管理業務や関連情報などを一元管理して、作業効率を上げたりミスを予防したりするのに役立てられています。

具体的には、賃貸管理物件や入居者の情報の管理の他、入居・退去に関わる書類の作成や家賃管理などに対応しています。また、広告の作成やポータルサイトへの自動入稿といった、集客や仲介業務のサポートも可能です。

賃貸管理システムで使える機能

賃貸管理システムは、さまざまな製品やサービスが提供されていますが、主な機能のほとんどが共通しています。ここからは、賃貸管理業務と仲介業務で役立つ機能について解説します。

賃貸管理業務

賃貸管理業務に関連するものとしては、ほとんどが物件や入居者などの管理を効率的するための機能です。具体的な機能として挙げられるのは下記の通りです。

機能名	詳細
契約機能	適切な情報を入力することで、自動で契約書や重要説明事項書類 といった書類を作れる。
台帳管理機能	入居者やオーナーの情報を一元管理できる。
物件管理機能	点検・修繕の対応履歴や写真・見積書などを保管できる。
更新管理機能	更新通知書・更新契約書・更新清算書など更新に関わる書類を 自動で作成可能。
家賃管理機能	家賃の入金管理がシステム上で行える。
原状回復機能	退去に合わせた立会日の設定や、解約する際に必要な書類の 作成ができる。

仲介業務

仲介業務においても、賃貸管理システムで使える機能は多くあります。具体的な機能と詳細は以下の通りです。

機能名	詳細
物件登録機能	物件を登録すると、自動的に不動産ポータルサイトや自社HPへ反映する。
広告出稿機能	各種不動産ポータルサイトに合わせて広告を出稿可能。
間取り図・チラシ作成機能	間取り図やチラシを作成できる。
反響管理・分析機能	不動産ポータルサイトから問い合わせを、システム上でまとめて管理できる。
マッチング・追客機能	顧客の希望条件に合わせて自動で物件を選定し、配信や通知してくれる。
Web接客機能	オンラインでの内覧や重要説明事項の実施が可能。
HP作成機能	自社のHPを独自に作成できる。

賃貸管理システムを導入するメリット

賃貸管理システムを導入すると、様々なメリットを得られます。ここからは、具体的なメリットとそれぞれの詳細について解説します。

各種業務の効率化を図る

各種業務の効率化を図れるのは、賃貸管理システムを導入するメリットの1つです。賃貸管理業務は扱う情報の種類は多岐に渡り、担当者によっても保有している情報が異なります。

そのため、情報共有が上手くできていないと認識の相違が発生しやすく、トラブルの発生や効率の悪い業務に繋がりかねません。

賃貸管理システムによって情報を一元管理できれば、正確かつ迅速に情報共有が可能になり、各種業務の効率化を図れます。

他にも、各種書類の作成や家賃の入出金など、管理に関する業務がシステム上で行えることも業務効率化の一因となります。

ミスやトラブルの防止に繋がる

賃貸管理システムを導入する大きなメリットとして挙げられるのが、ミスやトラブルの防止に繋がることです。

特に、入居者の入れ替わりが激しい1月から3月にかけての繁忙期や、家賃入金・経費精算など事務処理が集中する月末は、データの入力量が多くなります。

データの入力量が多くなると、記入間違いや誤ったデータの入力などが発生しやすくなり、修正や対応に時間が取られかねません。

しかし、賃貸管理システムはさまざまなデータを一元管理できるため、正しいデータ入力に貢献します。

掲載機会が増加する

掲載機会の増加が狙えるのも、賃貸管理システムを導入するメリットです。なぜなら、複数の不動産ポータルサイトへ、一括で掲載・出稿ができる機能があるためです。

多くのサイトで物件情報を掲載・更新しやすくなれば、人の目に触れる機会も増えます。その結果として、契約獲得率の向上が期待できます。

広告訴求力が向上する

賃貸管理システム側で、各種ノウハウや手段などを提供している場合に期待できるのが、広告訴求力の向上です。

賃貸管理システムを提供している企業は、サービスを利用している各社から、不動産ポータルサイトへの物件掲載情報や、反響データなどを収集・分析していることも多くあります。

それらを基にしてノウハウや手段を確立しているため、信頼性が高く効果の出やすい広告の作成に役立ちます。

結果的に顧客満足度が向上する

賃貸管理システムを導入すると、顧客満足度の向上に繋がりやすくなります。なぜなら、各種業務が効率化されたり、情報の共有が適切に行われたりして、顧客対応がスムーズかつ的確になるからです。

優良な顧客対応は顧客満足度の向上を実現し、企業の信頼性が上がったり、イメージアップに繋がったりします。

また、顧客満足度の向上や企業のイメージが良くなると、契約獲得率や売り上げの上昇も見込めます。

法律や税制の変化に対応できる

不動産業界は法律や税制の変化による影響を受けやすく、迅速かつ的確に対応することが重要です。

しかし、書類の記載方法や管理方法など、影響を受ける部分が多いと対応に手間と時間が取られやすく、本来の業務にも差し支えます。

賃貸管理システムはアップデートでシステムを最適化できるため、法律の改正や税金制度の変化にも対応できます。さらに、各種変更が必要な作業についても、システムが自動対応してくれる場合も多いため、手間を大きく減らすことが可能です。

賃貸管理システムを導入するデメリット

賃貸管理システムを導入する際は、いくつかの注意点を踏まえておきましょう。特にデメリットとして挙げられやすいのが、以下の2つです。

既存の手順や工程を変える必要がある

賃貸管理システムを導入するデメリットとして挙げられるのが、既存の手順や工程の変更を余儀なくされることです。

特に、それまで紙やエクセルで管理をしていた場合、賃貸管理システムの導入に抵抗を感じる従業員が発生する可能性もあります。

既に賃貸管理システムを利用していたとしても、操作手順や各種設定などが変わることで、新たに手順や工程を覚え直す必要があります。

使いこなすまで業務効率が悪化しやすい

新しい手順や工程を覚えたり、システムの操作に慣れたりするまでは業務効率が悪化しやすいです。そのため、事前の対策や導入後のフォローを徹底することが重要です。

導入前なら、システムを導入する理由やメリットについて説明して従業員の理解を得ましょう。導入した後は、操作方法や設定など、基本的な使い方に関する勉強会を開くと浸透が早くなります。

賃貸管理システムの6つの選び方

賃貸管理システムにはさまざまな種類があり、それぞれ強みや特徴が異なります。目的や用途を明確にした上で、適切な物を選びましょう。

1. 機能が自社の目的に適しているか

機能が自社の目的に適しているかは、賃貸管理システムを選ぶ際に重要なポイントです。賃貸管理システムの種類は、主に2つあります。

1つ目は、仲介業務・賃貸管理の両方をこなせるタイプです。ただし、対応できる業務の範囲が広いことが強みである一方、機能を十全に使いこなすのが難しい側面もあります。

2つ目は賃貸管理業務に特化しているタイプで、賃貸管理業務をメインとしている企業で活用しやすい点が特徴です。

2. 自社に合った形態を選べるか

賃貸管理システムの提供形態は、オンプレミス型とクラウド型の2種類がメジャーです。オンプレミス型は初期費用が高くつくものの、ランニングコストはかかりません。

クラウド型は、自社サーバーが不要なため初期費用が抑えられますが、毎月使用料が発生するためランニングコストがかかります。

賃貸管理システムによって提供形態は異なるため、自社に合った形態を選べるかもポイントの1つです。

3. 操作性は優れているか

操作性が優れているかも、賃貸管理システムを選ぶポイントです。操作が複雑だったり操作しにくかったりするシステムは、業務効率を下げる原因になるからです。

また、操作性が良くないと扱う従業員のモチベーションにも悪影響を及ぼすため、賃貸管理システムを導入する前に操作性を確認しておきましょう。

4. 適切にアップデートされるか

賃貸管理システムを選ぶ際は、適切にアップデートされるかどうかも注目するべきです。不動産関係の業務は、法律の改正や税金制度の変更による影響を受けやすいことが理由です。

システムが新しい法律や制度に対応できないと、手動による対応を迫られます。しかし、手動による対応は、効率悪化やミスの発生を招きかねません。そのため、システムのアップデートが適切にされるかは重要な点です。

5. 充分なサポート体制があるか

システムに不具合が発生したり、最悪システムそのものが停止したりすると業務に大きな影響が出ます。しかし、サポート体制が充分でないと対応や修正に時間がかかり、さまざまな問題に繋がりかねません。

また、導入や初期設定、データの移行やシステムの説明など、運用する前段階でもサポートが必要な場面は多くあります。サポート体制が充分に整備されているかも、システム選びの判断基準となるでしょう。

6. セキュリティは強固か

賃貸管理システムの中でも、クラウド型のシステムを選ぶ場合はセキュリティ面もチェックしましょう。

賃貸管理システムでは、自社や顧客に関する重要性の高い情報を扱います。しかし、クラウド型のシステムはサーバーが外部に設置されおり、セキュリティの強度はサービスに左右されます。

外部への情報流出や問題発生を予防するためにも、セキュリティの強度が充分にあるかどうかも重要です。

まとめ

賃貸管理システムの概要や機能、導入するメリット・デメリットや選び方などについて解説してきました。

賃貸管理システムにはさまざまな種類がありますが、中でもおすすめなのが日本クリエイトの提供する賃貸管理システムです。

導入企業の数は7,000件を超えており、顧客満足度・サポート充実度・信頼度の3部門でも1位を獲得しているなど確かな実績もあります。

賃貸管理システム選びに悩んでいる企業の担当者の方は、ぜひ日本クリエイトの賃貸管理システムの導入を検討してみてください。