賃貸管理業務が3倍楽になる秘訣 資料ダウンロードフォーム
不動産会社の賃貸管理は、手間がかかる業務が多くあります。自社の負担が大きい場合は、賃貸管理会社に業務委託する方法が効果的です。
本記事は、賃貸管理会社とは何か、依頼できる業務、活用するメリット、注意点、業者の選び方、おすすめの賃貸管理会社を解説しますので、ぜひ自社のビジネスにお役立てください。
賃貸管理会社とは、賃貸に関する管理業務を引き受けてくれる会社です。建物のメンテナンスや家賃回収などの業務を委託できます。つまり、賃貸管理会社は自社の不動産経営のビジネスパートナーといえるでしょう。
委託できる業務内容については、後ほど詳しく説明しますので、そちらをご覧ください。
賃貸管理会社と賃貸仲介会社は、メインの業務が異なります。賃貸管理会社は入居者管理や建物の維持管理など、管理業務がメインです。管理委託手数料を得ることで、経営を成り立たせています。
一方で、賃貸仲介会社は入居者と不動産のオーナーをマッチングして賃貸契約を結び、仲介手数料を得ることをビジネスとしている会社です。
ただし、ビジネス領域が近いために、両方の業務を請け負っている会社もあります。
ここでは、賃貸管理会社に依頼できる主な業務を解説します。対応業務は業者によって異なるため、依頼前にしっかり確認しておきましょう。
賃貸管理会社には、広告や不動産の情報サイトなどを使って入居者を募集し、賃貸契約する業務を任せられます。契約を交わす場では、賃貸契約手続きやその説明なども行ってもらえます。
賃貸管理会社は空室リスクを低くするノウハウを持っているのが特徴です。適切な家賃設定や、内見時の営業、広告資料づくりなどのノウハウを持っています。
入居者から家賃を回収する集金管理業務を任せられます。家賃は銀行振り込み、口座引き落としが一般的で、ほとんどは自動化できますが、期限を過ぎても支払わない入居者も一部存在します。こうした場合に入居者と連絡を取り、家賃回収の業務を担ってくれるのが賃貸管理会社です。
賃貸管理会社には、入居者からの要望やクレームを聞き取る業務を任せられます。例えば、エアコンの故障、隣の入居者の騒音、共同スペースのゴミなどについての要望やクレームです。
これらについて必要な対応を取り、賃貸管理会社で対応できない場合は自社に連絡を入れてもらえます。
賃貸管理会社は入居者の退去手続きも行ってくれます。具体的には、退去の際の解約手続き、敷金の精算、退去の立ち合い、原状回復費用の請求、修繕の手配などです。
特に専門知識が求められる修繕の手配に関しては、賃貸管理会社に任せるメリットが大きくなります。
賃貸管理会社は建物のメンテナンスや掃除も行います。例えば、共用部の廊下、エントランス、エレベーターなどの清掃は、賃貸管理会社の対応範囲です。また、電灯交換や設備チェックなども行ってもらえます。
賃貸管理会社の管理手数料の相場は、管理代行契約の場合は家賃の3～7％が一般的です。サブリース契約の場合の相場は家賃の10～20%です。
ただし、対応している業務内容によって相場は変わってきます。また、賃貸管理手数料だけでみると安くみえても、オプション料金や追加料金によって高くなる場合もあります。
企業はどのような理由で賃貸管理会社を活用しているのでしょうか。業務効率化、サービス品質向上、ビジネスエリア拡大という3つのメリットを解説します。
賃貸管理業務には、手間がかかる割には利益がでにくい業務が多々あります。例えば、家賃の督促や入居者からのクレーム対応などは、その代表といえます。こうした手間がかかる賃貸管理業務をアウトソーシングできるのが、賃貸管理会社を利用するメリットです。業務を効率化して自社の生産性を高められます。
賃貸管理会社は管理業務に特化しており、豊富な知識、経験を持っています。また、ITソリューションを導入しているためヒューマンエラーが起こりにくく、対応スピードが速い傾向があります。
こうした体制を自社で構築するのは大変です。しかし、賃貸管理のプロに任せれば、すぐにでもサービス品質を高められます。
自社から距離が離れている不動産物件の場合、賃貸管理が行き届かない場合があります。移動コストも増えてしまうでしょう。
この距離の問題は、現地の賃貸管理会社に業務委託することで解消できます。ビジネスエリアを拡大したい場合にも、大きなメリットがもたらされることでしょう。
賃貸管理会社を利用する際は注意点もあります。安易に業務委託すると後悔してしまうため、注意点も押さえておきましょう。
賃貸管理会社を利用すると月々の利用料がかかります。費用対効果が見込めるか確認しておきましょう。
場合によっては、すべてを委託せず、自社管理したほうがコストは安くなります。例えば、賃貸管理システムでIT化して業務効率化を図る方法は効果的です。
一部の賃貸管理会社は、賃貸管理サービスとともに賃貸管理システムも提供しています。この業務の内製化と委託のバランスを取りやすい会社は、後ほど紹介します。
現在、すでに賃貸管理会社と契約している場合は、変更時に違約金が発生する可能性があります。賃貸管理会社と交わした契約書の「解約条項」をよく読んでおきましょう。
例えば、解約条項に「補償として数か月分の賃貸管理手数料を支払う」という記述があれば、この額を支払わなければなりません。
賃貸管理会社のなかには、管理手数料が無料であったり、極端に割安な金額を提示していたりする業者があります。しかし、これらの賃貸管理会社は入居者が決定したときに成功報酬を支払うのが一般的です。また、定期清掃や建物巡回、設備点検などの名目で追加費用がかかる場合も少なくありません。
賃貸管理会社は小規模事業者から大手企業まで数多くあり、どの会社を選ぶか迷う場合も多いでしょう。そこで賃貸管理会社の選び方・比較ポイントを解説します。
賃貸管理会社の契約形態は、大きく分けると管理代行契約とサブリース契約の2つです。
管理代行契約とは、賃貸物件の維持・管理、入居者からの家賃回収を行う契約形態です。サブリース契約とは、賃貸管理会社が契約主体となり、賃貸物件を借り上げる契約形態です。
サブリース契約は家賃保証があるなど低リスクがメリットです。しかし、手数料は家賃の10～20%であり、管理代行契約の相場5%程度と比べて高くなります。
賃貸管理会社の利用料が安いか、費用対効果を高くできる金額か調べておきましょう。賃貸管理手数料だけでなく、オプション扱いとなっている業務内容や入居成約時のシステム料・事務手数料などを細かく精査して、総合的に利用量を把握することが大切です。
賃貸管理物件の空室率が低い賃貸管理会社は、高い集客力を持っていると推測できます。ホームページや資料などで物件の空室率を公開している業者も多いので、チェックしておきましょう。
自社が委託したい業務に対応しているかどうかも重要です。特にクレーム対応は業務内容に含めていない業者が多いので注意しておきましょう。
また、一見対応しているようにみえても、単に連絡を取り次ぐだけの業者もあり、自社の業務負担が減らない場合があります。
管理戸数やクライアント数などの代表的な実績を調べておきましょう。小規模な事業者も多いですが、上場会社のように規模が大きく知名度があり、経営状況が公開されている業者のほうが倒産リスクは低いため、長期的に安心して業務を委託しやすい面があります。
利用者の口コミや評判も調べておきます。インターネットやSNSの普及した現代では、賃貸管理会社のようなニッチな情報でも、探せば情報を得られるでしょう。
また、ホームページに記載されている導入事例・顧客の声も参考になる情報です。自社と近い例があれば、賃貸管理会社とのマッチングがよい可能性が高くなります。
コールセンターやサポートサイトなどのサポート体制が整っているかも業者選びの大切なポイントです。
急なトラブルや入居者からのクレームが入る場合もありますので、緊急対応の有無や営業時間についてもチェックしておくとよいでしょう。
トラブルの種類は騒音、ゴミ捨て問題、設備など幅広くあります。対応範囲が広い業者を選べば、自社業務の負担が大きく減らせます。
対応スピードも重要です。例えば悪臭や騒音のクレームは大きな問題に発展する可能性があるため、どのように対応しているか聞いてみるとよいでしょう。
賃貸管理会社を活用すると、手間がかかる管理業務をアウトソーシングできます。自社の業務効率化や人手不足の解消など、目的に合わせて活用していきましょう。
賃貸管理会社選びの際の一助になりますと幸いです。
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