賃貸管理業務が3倍楽になる秘訣 資料ダウンロードフォーム
不動産業界において、賃貸管理業務は欠かせない仕事の1つです。他の業界に比べ、不動産業界はデジタル化が遅れており、書類で賃貸管理を行っている企業も多くあります。
しかし、デジタル化を進めることで業務を効率化できたり、人員不足を解消できたりなど様々な効果が期待できます。
この記事では、賃貸管理業務の具体的な内容や効率よく作業を進めるためのポイントをご紹介します。
賃貸管理業務とは、不動産の出入居に関わる管理業務のことです。賃貸管理業務には、主に建物などのメンテナンス管理業務と、契約者に関する管理業務の二つがあります。
| 建物などのメンテナンス管理 | 契約者に関する管理 | |
| 業務内容の例 | ・安全点検の手配 ・空室のリフォーム手配 ・修繕工事の計画・手配 ・物件の清掃・ゴミ管理 | ・家賃の回収 ・契約の更新・解約手続き ・クレーム対応 ・ご近所トラブルの仲裁 ・入居者の募集活動 |
上記の業務は、オーナーと管理会社が締結した委託契約のもと、管理会社が行うことが一般的です。管理会社はオーナーから管理を任されている以上、責任を持って業務にあたることが求められます。
賃貸管理業務を行う際は、国土交通省への申請や業務管理者の配置など、必要な手続きがあります。登録を済ませなければ、実際に賃貸管理業務を行うことができないため、注意が必要です。ここからは、賃貸管理業務に必要な登録や手続きについてご紹介します。
賃貸管理業務を行う際、管理戸数が200戸以上となる場合は国土交通省に「賃貸住宅管理業の登録」の申請を出す必要があります。
出典：「賃貸住宅管理業法ポータルサイト」（国土交通省） https://www.mlit.go.jp/tochi_fudousan_kensetsugyo/pm_portal/（2023年5月30日に利用）
賃貸住宅管理業に登録をすることで、賃貸人から委託を受けて管理業務を行ったり住宅の維持保全や金銭の管理を行ったりする業務ができるようになります。
ただし、家賃や敷金など住宅の金銭管理のみを行う場合は賃貸住宅管理業に該当しないため、登録の必要はありません。
賃貸管理業務を行う際は、営業所または事業所ごとに業務管理者を1名以上配置する必要があります。配置する業務管理者は、管理業務に関する2年以上の実務経験に加え、登録試験への合格または宅建士の資格を保持し、指定講習を修了した人のみとなっています。
賃貸管理業務には大きく分けて「契約者の管理」と「物件の管理」の2種類があります。
契約者の管理は、賃貸管理業務で大切な仕事の一つ。“入居予定者・入居者・退去予定者”という契約者のステータスに合わせて必要な手続きを行っていきます。
| 業務内容 | 詳細 | |
| 入居予定者 | 重要事項説明 | ・契約内容や物件の設備等について確認を行う |
| 賃貸契約に必要な書類作成と契約締結 | ・賃貸借契約に必要な書類を作成して契約締結業務を行う | |
| 入居者 | 家賃の回収や入金状況の確認、滞納者への催促 | ・入居者の家賃回収状況を確認する ・家賃の滞納が発生している場合は、入居者に対して催促し、場合によっては家賃保証会社に報告する |
| クレームの対応 | ・入居者からクレームがあった場合は対応を行う ・入居者と近隣住民とのトラブルの仲裁にも対応する |
|
| 退去予定者 | 退去立ち会い 原状回復工事の発注 |
・退去立ち会いが終わった後、現状回復工事の発注を行う |
| 入居希望者の募集 | ・自社ホームページで宣伝したり、ポータルサイトに広告を載せたりなどの営業活動を実施し、入居者を募集する |
物件の管理では、建物や土地の管理に関する5つの業務を行います。
| 業務内容 | 詳細 |
| 景観整備 | ・除草や植栽の伐採などを行う |
| 衛生管理 | ・ゴミ捨て場のルール策定や害虫駆除などを行う |
| 設備の管理 | ・消防設備や水道、エレベーターなど、法律に基づいて行われる設備点検を実施するため、業者に依頼を行う |
| 修繕工事の計画立案・実施 | ・スケジュール、費用、修繕箇所を策定後、業者に実施を依頼する ・入居者に工事を実施することを伝える |
| リフォーム工事 | ・空室が発生した場合、業者に依頼し、リフォーム工事や清掃を行う |
物件の管理に関する業務の特徴として、「法律に関する知識が求められる」という点があります。例えば、消化器やエレベーターといった物件の設備は法律に基づいて点検しなければいけないため、消防法や建築基準法などの知識を身につけておく必要があるでしょう。
賃貸管理業務では、行う業務が多いですが、ポイントを押さえて仕事をしなければ業務時間が長くなるだけでなく、売上の低迷にもつながってしまいます。賃貸管理業務を効率よく進めて売上を伸ばすためにも、以下2つのポイントを押さえて業務にあたりましょう。
賃貸管理業務でまず考えなければいけないのが「管理戸数を増やすこと」です。賃貸管理業務の主な収益源は、オーナーからいただく管理報酬。したがって、管理戸数を増やすことができれば、毎月入る収益が多くなり、売上の増加につながります。
管理戸数を増やすには、新しいオーナーを獲得する必要があります。その手段として有効なのが「イベントへの参加」。例えば、不動産業界のセミナーに参加すると、仲介会社の営業マンから、オーナーを紹介してもらえるかもしれません。イベントに参加して人脈を広げることで、オーナーと知り合うチャンスが広がるでしょう。
「イベントへの参加」以外にも、管理戸数を増やすポイントが存在します。詳しい内容は「【事例付】管理戸数を増やす4つの方法を紹介！2年で700戸増やした方法とは？」で紹介しているので、「管理戸数を増やしたい」と考えている方はぜひご覧ください。
IT機器を導入することも、賃貸管理業務を効率よく進めるためには欠かせないポイントです。
お客様によっては、仕事や出張などの事情により、平日の来店が難しい場合があります。また、紙による案内や手続きも、記入や郵送に時間がかかるため、時間がなければ対応が難しいでしょう。
IT機器の導入はこれらの課題を解決してくれます。例えば、リモート会議ツールを導入することで、重要事項説明などの業務をお客様の場所を問わずに実施することができます。また、電子メールやファイル共有サービスを使えば、書類が手元に届くまでの時間がほとんどかかりません。幅広いお客様のニーズに答えられる体制を整えておくことで、顧客満足度も向上していくでしょう。
IT機器の具体的な導入の流れについては「賃貸管理システムの導入で業務はどう変わる？期待できる効果や導入の流れなどを紹介」で紹介しているので、こちらも合わせてご覧ください。
不動産会社が行うべき賃貸管理では、多くの業務があります。また、お客様のニーズも多様化しているため、効率良く業務を進めるにはIT機器の導入が欠かせません。IT機器の中でも、会社の売り上げに関わる“家賃”を管理する「賃貸管理システム」は重要な位置付けと言えるでしょう。賃貸管理システムを検討している方は、ぜひ日本情報クリエイトの「賃貸革命」を検討してみてください。
賃貸革命では豊富なオプションが揃っているため、自社の賃貸管理環境に合わせて自由にカスタマイズできるのが大きなメリットです。
賃貸革命の具体的な魅力を以下でご紹介します。
賃貸革命は、仲介業務と管理業務のほぼ全ての業務を一元管理できるのが特徴です。仲介業務と管理業務に分けて管理する必要がないので、管理業務の手間が省けるでしょう。
また、賃貸革命に登録した物件情報やオーナー情報等は基礎データは、契約書類やお知らせの作成など幅広い業務で柔軟に活用できます。業務の無駄も省けるため、人為的ミスの削減にもつながるでしょう。
賃貸革命には豊富なオプション機能が備わっています。
自社の業務に合わせ、オプションを自由に選択できるため、自社の業務状況に合わせたオリジナルのシステムを作ることができます。
賃貸管理業務とは、賃貸物件の設備と、そこで生活している入居者の契約などを管理する仕事です。賃貸管理業務を実施するためには、業務管理者の配置と、管理戸数が200戸以上となる場合は国土交通省への申請が必要になります。業務でやることは多岐に渡るため、IT機器の導入により効率よく仕事を進めることが大切です。
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