賃貸管理業務が3倍楽になる秘訣 資料ダウンロードフォーム
不動産管理ソフトを導入することで、業務効率化や顧客ニーズへの柔軟な対応など、業務に関するさまざまな効果が期待できます。しかし、不動産管理ソフトには多くの種類・製品があるため、自社の目的や課題に合ったものでなければ、思うような効果は期待できないでしょう。
この記事では、機能別ソフトの種類や不動産管理ソフトを選ぶポイントをご紹介します。
不動産管理ソフトの検討にあたり、自社との適性を考える前に、システムの基礎知識を抑えなければいけません。まずは、不動産管理ソフトを導入する前に知っておきたい「ソフトの動作環境」をご紹介します。
不動産管理ソフトには、“オンプレミス型”と“クラウド型”の2種類があります。
オンプレミス型は、自社でサーバーやシステムを管理するタイプで、柔軟なカスタマイズを行える点がポイントです。また、情報は自社ネットワーク内だけで扱われるため、セキュリティ体制も厳重に整えられます。ただし、自社で運用・保守を行う必要があるため、システム運用に詳しい人材やノウハウが存在する企業におすすめのタイプと言えます。
クラウド型は、システムの提供企業がサーバーをもっているため、自社で管理する手間を省けるのが特徴です。契約すればすぐにソフトを使い始められ、ハードウェアを用意しなくて良いため、初期コストを抑えられるのもメリットの1つです。すぐにソフトを使いたい企業や、ネットワーク経由でソフトへのアクセスを手軽に行いたい企業は、クラウドが向いているでしょう。
不動産管理ソフトには、大きく分けて5つの種類があります。
それぞれの製品について詳しく解説します。
顧客管理ソフトとは、見込み顧客リストの作成、メール送信などによる追客ができるソフトです。顧客から問い合わせがあった場合や、頻繁に検索・閲覧をしている顧客をターゲットに、顧客の検討度合いや希望条件に合わせた販売促進メールを自動で送信できます。
賃貸管理ソフトでは、物件の契約情報や物件の入居ステータス、家賃など、賃貸物件に関する情報を可視化・管理できます。また、登録したお客様情報を元に、賃貸契約に必要な書類をソフトで作成することも可能です。
入居者管理ソフトでは、賃貸物件の入居者に対し、月額の請求や、物件の工事・掃除といった連絡を一斉に届けることができます。ソフトの導入により、契約者ごとにお知らせを投函する手間を省けるようになるでしょう。
会計管理ソフトは、契約者からの入金やオーナーへの送金など、不動産業務でのお金のやり取りを1つのソフトで行えるものです。導入により、賃料や更新、解約などの情報は、入居者に自動で通知されます。また、経理の知識がなくても売上等のデータを項目別に計上し、書面化できます。
経営分析ソフトでは、売上数や契約数、管理物件数といった経営状況を自動で集計・整理・分析できます。賃貸管理ソフトと連携できる製品では、 契約が発生したら即座に経営分析ソフトにも反映されるため、リアルタイムの状況を正確に把握し、経営改善に活用できます。
不動産管理ソフトは、自社の目的に合わせた製品を選ぶ必要があります。ここからは不動産管理ソフト6つの判断軸をご紹介します。
まずは、ソフトの操作性を確認しましょう。いくら便利な機能が充実していても、使いこなせなければ意味がありません。
自分だけが使い方を理解していても、スタッフの間で共有できていなければ、使いこなすのは難しいでしょう。社内全員が問題なく使いこなすためにも、導入前のトライアルや使い方レクチャーを申し込むのがおすすめです。
搭載されている機能も、不動産管理ソフトを選ぶ上で重要な判断軸です。例えば、「追客に力を入れる」のか「物件管理を効率化する」のかによって選ぶべき製品が変わってきます。
ソフトを選ぶ前に自社の課題を整理し、その上で製品に搭載されている機能を確認してみてください。
不動産管理ソフトの選択では予算も考えなければいけません。特に、オンプレミスとクラウド、どちらの種類を選択するかによって導入や運用コストが異なります。例えば、オンプレミスはソフトの購入費用やサーバーを設置するための機器などを一式揃えなければいけないため、クラウド型よりも初期費用・ランニングコストがかかります。種類も含め、検討している製品が予算内に収まるか、ホームページ等で調査しましょう。
どの業界でも言えることですが、顧客の情報は絶対に守らなければいけないため、セキュリティ対策も注視すべき項目です。お客様の情報を守るためにも、アンチウィルスソフトやログイン認証など、強固なセキュリティ対策を取り入れているのかを確認することが大切です。
検討している製品が、内見予約やIT重説などの他ソフトと連携できれば、顧客の問い合わせから契約完了まで、不動産業に必要となる一連の流れをより効率よく実施できます。目的の機能を備えたシステムと合わせて連携できる他ソフトも検討し、他の業務も効率化できないか考えてみましょう。
不動産管理ソフトを導入する上で、どのようなサポート体制が整っているかを確認しておきましょう。不動産管理ソフトは、社員が操作に慣れてはじめて、業務で効果を発揮します。企業にもよりますが、定期的に勉強会を開催しているところもあれば、電話サポートが充実しているところもあります。
スタッフ全員が業務で使いこなせるようになるためにも、サポート体制が充実している企業のソフトを選びましょう。
日本情報クリエイトのシステムなら、豊富なオプションが揃っているため、自社の賃貸管理環境に合わせてカスタマイズができます。次の見出しで、代表的なオプションをご紹介します。
「賃貸革命」では、仲介業務と管理業務のほぼ全てを一元管理できます。紙で管理するとなると、書類の紛失や人為的ミスのリスクが高いのが難点でした。
賃貸革命では、一度登録したデータを契約・物件など、幅広く活用できるため、業務の効率化が期待できます。
さらに、不動産取引に大きく影響する「賃貸住宅管理業法」や「インボイス制度」にも対応しているため、新ルールに基づいた不動産管理が可能です。
「見込客管理システム」では、今すぐ客・そのうち客など、企業様ごとの追客の重要度に合わせて、希望や条件にマッチした情報をメールで自動送信できます。顧客のニーズに合わせた情報を配信できるため、反響を分析できます。
「くらさぽコネクト入居者アプリ」では、入居者の契約情報やお知らせの通知先などを一元管理できます。書類で管理しなくても良いので、知らせたい情報をすぐに顧客に伝えられるのが特徴です。
日本情報クリエイトには、「会計連動オプション」・「経営分析オプション」などの豊富なオプションが揃っています。自社の問題や課題解決に向けてオプションをカスタマイズできるため、業務の効率化を実現できるでしょう。
また、賃貸革命を始めとする製品と連携させることで、物件の仕入れから入居者管理、経営改善に至るまでを効率的に進められるのが特徴です。
不動産管理ソフトには、“オンプレミス”と“クラウド”の2種類があります。自社で運用保守をできるだけのリソースがある企業はオンプレミス、すぐにソフトを導入したい企業にはクラウドがおすすめです。また、ソフトには見込み客のリストを作成できる「顧客管理ソフト」や賃貸物件の入居者募集状況・退去情報などを管理できる「賃貸管理ソフト」などがあります。種類によって、搭載されている機能や活用方法が異なるため、自社の課題と照らし合わせながら製品を検討しましょう。
その不動産管理ソフトを導入しようか迷っている場合は、日本情報クリエイトをご検討ください。賃貸革命を始め、豊富なオプションで物件の仕入れから入所者管理、経営分析に至るまで効率化できるようにサポートいたします。
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