賃貸管理業務が3倍楽になる秘訣 資料ダウンロードフォーム
IT技術の発展にともない、積極的にITを取り入れる企業は増えています。これまでアナログと言われていた不動産業界でも、ITを導入し業務効率を向上させる動きが高まってきました。
ITの導入は生産性や売上の向上に大きく貢献できるため、不動産業界ではIT導入の有無が今後の事業成長を分けると言っても過言ではありません。
とはいえ、これまでのアナログになれていると「ITの必要性やメリットがよく分からない」という方もいるのではないでしょうか。
そこで、この記事では不動産管理業でのITの必要性やメリット、IT導入によって効率化できる不動産管理業務について分かりやすく解説します。
今日では、さまざまな業界で業務のIT導入が進んでおり、不動産業界でも「不動産テック」と呼ばれるIT技術を活用した新しいサービスが普及しつつあります。
その背景には、次の2つが挙げられます。
不動産管理業のIT化には、新型コロナウィルスの感染拡大が大きく影響しています。
実は、不動産業界のIT導入は数年前から始められていました。しかし、その動きは鈍く、普及にはかなりの期間が必要と見込まれていたのです。
そんな中コロナ禍に突入し、移動や接触の自粛要請が出されたために対面での業務が難しくなりました。コロナ禍でも通常通り業務を行えるようにするため、国がIT導入を支援する補助金制度を開始し、リモートワークやオンラインでの営業ができるツールを取り入れる企業が増えたのです。
このように、国全体でIT導入が大きく進んでいるため、今後は不動産業界でもIT導入の重要性が高まります。「対面を避けたい」と考える顧客や社員がいてもおかしくないため、そういった要望に対応しなければ通常の業務を行うことが難しくなるでしょう。
よって、不動産管理業を取り巻く環境が大きく変化しているため、IT導入によって変化に対応することが求められているのです。
少子高齢化による労働人口の減少も、不動産管理業のIT導入が進んだ要因になりました。
現在の日本では、少子高齢化が進んでおり、令和47年には出生数が56万人と、平成18年の100万人の半分に減少することが予想されています。
出典：「令和4年版高齢社会白書（全体版）」（内閣府）（https://www8.cao.go.jp/kourei/whitepaper/w-2022/html/zenbun/index.html）（2023年5月30日に利用）
出生数が減少すると労働人口も減少するため、人手の確保が課題につながります。また、人手不足により1人当たりの業務負担が増え、長時間労働が起こることも問題になるでしょう。
今後人口が増える見込みは少ないため、人手不足を補うための業務効率化には、IT導入が必要不可欠となるのです。
不動産管理業にITを導入するメリットには、次の3つがあります。
不動産管理にITを導入すると、業務の生産性を高めることができます。
システムによっては物件の入力や帳簿作成・契約書の作成など、手作業で行っていた業務をIT化で自動化できるため、業務の時間や手間を大幅に削減できます。
例えば、帳簿を手作業で入力する場合、記載漏れやミスによる修正の時間がかかります。しかし、IT技術を使って自動的にすることで修正の時間も削減できるでしょう。
業務時間を大幅に削減できれば、空いた時間で別の業務を進められたり、別の業務に人員を大きく割くことができるようになったりするのです。
ホームページへの物件登録や反響への追客、検索機能での物件提案などをIT化することで、売り上げ増加につなげやすくなります。
また、IT導入でオンラインでの重要事項説明や契約に対応できれば、対面を避けたいお客様や来店の難しい遠方のお客様への対応も可能になり、アプローチできるお客様の数を増やすことができます。
紙のチラシや店舗の営業では届かないお客様にもアピールでき、幅広いお客様を対象に物件を提案することができるのです。
不動産管理業のIT化は、顧客満足度の向上にもつながります。
重要事項説明や契約をオンライン化すると、お客様の移動時間やコストを削減でき、日程の融通も利きやすくなります。
また、成約前の営業活動や入居後のお知らせも紙から電子へと移行すれば、やり取りもスムーズになるでしょう。
このようにIT化でお客様のストレスを軽減でき、顧客満足度の向上が見込めるのです。
IT導入によって効率化できる不動産管理業務としては、次の3つが挙げられます。
IT導入で効率化しやすい業務が、物件管理です。
物件を管理するための登録作業は、入力に時間がかかり、人的ミスも起きやすいという課題があります。物件管理では、複数のエクセルやホームページに情報を反映させるため、それぞれで入力項目が異なると担当者の負担が大きくなります。万が一、登録状況に変更があればそれらの情報を一つ一つ変更しなければなりません。
しかし、複数のポータルサイトへの一括登録や、最寄駅やアピールポイントの自動登録ができるツールを使えば、登録の手間や媒体ごと入力項目の使い分けが必要なくなるでしょう。
見込客の管理にITを導入すれば、反響の登録からメール対応・適切なタイミングでの追客が自動化できます。
売上増加のためには、反響を管理し希望する物件の提案を適切なタイミングで行う必要があります。
しかし、人手が足りなければホームページの反響を管理し切れず、対応が後手に回ってしまう場合もあるでしょう。また、見込客を手動で管理すると、お客様によって提案段階が異なるため、対応状況や反響の分析に手間や時間がかかります。
IT導入によってこれらの課題を解決できるため、さらなる売上増の対策も取りやすくなるでしょう。
IT化で賃貸の入居者管理に関するデータを一元管理することで、入力の手間やミスを防げます。
物件ごとの入居者情報や契約内容、家賃といった複数のデータを手入力で管理する場合、手間や時間がかかり、担当者の負担が大きくなります。
その結果ミスも起きやすくなり、顧客の信用だけでなくオーナー様の信用を失う可能性が高まるでしょう。ミスのない管理やお客様・オーナー様への迅速な対応が可能になることで、会社への信頼を高めやすくなります。
具体的なITツールについては、以下の記事で詳しく説明しているので参考にしてみてください。
＞＞「自社に合った不動産管理ソフトはどれ？機能別ソフトなどを紹介」
不動産管理のIT導入なら日本情報クリエイトのシステムがおすすめです。
管理の対象や目的に応じてさまざまなシステムを用意しているので、自社にとって最適なIT化が進められるでしょう。
ここではおすすめの日本情報クリエイトのシステムとして次の5つを紹介します。
「賃貸革命」では、あらゆる情報を一元管理でき、集客や管理業務の効率化が実現できます。
このシステムだけで募集業務から修繕業務までワンストップでカバー可能。
登録情報も一元管理されるので、横断的に利用でき入力ミスや入力ミスや二度手間を無くせます。
また、帳票デザイナー機能も標準装備されており、書類のデザインを自由に作成可能です。
物件資料や契約書・オーナー送金明細書など会社ごとの様式に合わせられるだけでなく、お客様に分かりやすく見やすい資料の作成も簡単にできます。
「売買革命」は、市場にある物件のデータベース化やポータルサイトとの連携、追客・集客分析など不動産管理のスタートから成約までに必要な業務をトータルでサポート。
物件管理機能では、ホームページとの連動だけでなく、地図設定機能や周辺施設自動候補機能、在庫管理機能が標準装備されており、情報登録の手間を大きく省けます。
反響管理や媒体ごとの集計・分析、追客やフォローのための「ステップメール機能」もあるので、効果的な営業ができるでしょう。
また、操作性にもこだわっており、覚えやすく簡単な操作なので、新入社員やパソコンに不慣れな人でもすぐに業務で活用できます。
「今すぐ客」への素早いアプローチ、「そのうち客」との関係維持を強化したいなら「見込客管理」システムがおすすめです。
反響の取り込みやメールでの追客を自動でしてくれるので、「今すぐ客」の成約率を高めることができます。
「そのうち客」には、定期的な物件提案メールの自動配信で手間なく関係性の維持が可能です。
入居者と管理会社をつなぐコミュニケーションサービスの「くらさぽコネクト」。
専用の管理画面から入居者と双方向のコミュニケーションや情報提供が可能です。
例えば、入居者はスマホから問合せや契約更新・情報確認が簡単にできます。
一方管理会社側は、問い合わせ対応やお知らせの手間を多く削減でき、業務効率が格段に向上します。
他にも日本情報クリエイトにはニーズに合わせた豊富なオプションがあります。
上記以外にもさまざまなオプションが用意されています。
また、上記で紹介した賃貸革命や売買革命などの各製品は連動可能。
必要な製品との連動やオプションの活用で、物件の仕入れから入居後の入居管理・経営改善に至るまでIT化でき、業務や経営の効率を高められるようになるでしょう。
新型コロナウイルスや労働人口の減少など、外部環境の大きな変化に伴い、不動産管理業でもIT導入の必要性が高まっています。
ITを導入することで、業務の効率化が進み生産性アップや売上増加、顧客満足度向上が期待できるでしょう。
これから不動産管理業でのIT導入を検討しているなら、日本情報クリエイトのシステムがおすすめです。
豊富な製品とオプションで、物件の仕入れから入居者管理、経営分析に至るまで効率化できるでしょう。この機会にぜひ検討してみてください。
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