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物件管理の業務効率を改善する方法のひとつがシステムの導入です。システムを導入することで、物件管理の手間を削減することができます。
このメリットがあることを理解しつつも、「システムを導入するとなると高額な費用がかかるのでは」と、不安に感じている担当者の方も少なくないのではないでしょうか。
物件管理システムといってもいくつかの種類があるため、何を選ぶかによって費用も変わってきます。
そこでこの記事では、物件管理システムの費用相場と選び方、運用時のポイントを分かりやすく解説します。
物件管理システムとは、取り扱う不動産の賃貸や管理・売買・オーナー・顧客といった情報を一元管理できるシステムのことです。点検や修繕など、物件管理に必要な情報もまとめて管理できるため、業務効率を大きく向上させることができます。
物件管理システムの詳細については、別記事で解説しています。本記事と合わせて物件管理システム選びの参考にしてください。
物件管理システムには、大きく次の2種類があり、それぞれ費用の相場が異なります。
オンプレミス型とは、自社にサーバーを設置し、自社で管理・運用するタイプのシステムです。
データを社内だけで共有するため、比較的セキュリティ性が高い一方、自社でサーバーなどの機材をそろえる必要があるため、導入に時間がかかるという点には注意が必要です。
また、自社サーバーをはじめとするハードウェアの設置が必要になるため、初期費用が高くなる傾向があります。
初期費用の相場としては、小規模の製品で15万円、大規模な製品になると80～500万円程になるでしょう。
クラウド型とは、サーバーやデータの管理をシステム提供会社が行うタイプのシステムです。
定期的なシステムのアップデートはシステム会社のサーバーが自動的に行うため、運用の手間は少ないですが、情報漏えいのリスクがある点には注意が必要です。
費用については、ハードウェアの設置が必要ないため、オンプレミス型よりも費用を抑えて導入できます。初期費用の相場は15万円程になるでしょう。
物件管理システムの選び方のポイントには、次の4つが挙げられます。
物件管理システムを選ぶ際にまず考えたいのが「システムの操作性」です。せっかくシステムを導入しても、使いにくい製品の場合は業務効率は上がりにくくなります。
物件管理システムは、オーナーや竣工年数など取り扱う情報が多いため、システムの中には、「どの画面からどの情報にアクセスできるか分かりにくい」という製品も珍しくありません。
システムを使用する社員の中には、パソコン操作が不慣れな社員もいるものです。
よって、不慣れな社員でも簡単に操作できるかどうかという点は、システム選びの重要なポイントとなります。
実際に製品を検討する際は、次のようなポイントを押さえておくとよいでしょう。
サポート体制も、物件管理システムを選ぶ際の重要なポイントです。どんなに使いやすい物件管理システムであっても、導入後すぐに使いこなすのは難しいです。操作方法を気軽に質問できるサポート体制があれば、操作方法をマスターするまでの時間が短くなるでしょう。
また、不動産業界も他の業界と同様に法改正や税制の変更などの影響を受けるため、こうした変化に合わせて物件管理システムはアップグレードされます。
アップグレード後は、仕様が変更となっている場合もあるため、「疑問を解消できる体制が整っているか」という点は、システムをスムーズに使うためにも重要な要素なのです。
導入後の運用サポートやマニュアル・問い合わせへの対応の有無は、サービスページなどで事前に確認するようにしましょう。
「コスト」もシステム選びで欠かせないポイントといえるでしょう。オンプレミスとクラウドという種類だけではなく、システムに搭載されている機能や仕様などによってコストも変わります。
また、コストを比較する時は初期費用だけでなく運用期間中全体のコストを考慮する必要があります。例えば、オンプレミス型は初期費用が高くなりますが、運用期間中の費用を抑えられるため全体でのコストは低くなる傾向があります。
一方、クラウド型は初期費用を抑えられますが、一般的には月額で使用料が必要になるため、トータルでの費用は高くなる可能性があるのです。
予算を自社で考え、製品にかかるコストをトータルで計算したうえで、予算内に収まるシステムを選ぶことが大切です。
操作性、サポート体制、コストと合わせて考えたいのが「自社物件への対応の有無」です。システムによって、管理できる物件の種類が異なる場合があります。例えば、マンションを中心に管理している会社が一軒家のみ対応のシステムを導入しても、業務効率化には繋がらないでしょう。よって、自社物件がシステムで管理できるか確認したうえで、導入する製品を決めるようにしましょう。
物件管理システム運用の際の注意点として、次の2つが挙げられます。
物件管理システムを導入すると、業務の手順とは大きく異なってくる場合があるため、業務フローの見直しが必要となります。とくに、システム導入初期は操作に慣れていないメンバーも多くなると想定されるため、マニュアルの読み合わせなどが必要になるかもしれません。
すべての社員が業務を効率的に行うためにも、今の業務フローを正確に把握し、システムに対応したフローへと変更するとよいでしょう。
システム導入後は、システム管理の責任者を決めることも忘れないようにしましょう。システム運用を進めていくと、疑問や、予想外のトラブルが発生する可能性もあります。その際に、窓口となる責任者を決定しておくことで、対応がスムーズに進めやすくなります。
逆に、責任者がいなければ個々で対応しなければならなくなり、業務の混乱も招きかねません。
業務に支障を出さずにスムーズに運用するために、社内での体制を整えておくようにしましょう。
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物件管理ステムはオンプレミス型なら15～500万円、クラウド型なら15万円程度が初期費用の相場です。導入にあたっては初期費用だけでなく、ランニングコストも考慮しなければいけない点には注意が必要です。
また、導入後にスムーズに運用できるように、操作性やサポート体制・自社物件への対応などもチェックし、総合的に導入するシステムを判断するようにしましょう。
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