賃貸管理システム導入の前に知っておきたい主要機能

　　

不動産業界では、物件管理や契約手続き、家賃回収など、多岐にわたる業務をこなさなければなりません。しかし、物件数が増えるにつれ、手作業での管理には限界が生じます。特に、紙ベースやエクセルを使った業務では、更新漏れや入金確認の遅れといったミスが発生しやすく、オーナーや入居者とのトラブルにつながることもあります。

 

こうした課題を解決し、業務を効率化するために、多くの不動産会社が 「賃貸管理システム」 を導入しています。賃貸管理システムを活用すれば、物件情報の一元管理、契約の更新通知、家賃の自動請求、入居者・オーナー対応の効率化など、さまざまな業務をスムーズに進めることが可能です。

 

しかし、一口に「賃貸管理システム」といっても、機能や特徴はシステムによって異なります。自社に合ったシステムを選ぶためには、導入前に「どのような機能があるのか」を知ることが重要です。本記事では、賃貸管理システムの主要機能を詳しく解説し、最適なシステム選びのポイントをお伝えします。

 

　　

賃貸管理システムの主要機能

賃貸管理システムには、多くの機能がありますが、ここでは特に重要なものを紹介します。

　　

① 物件・契約管理機能

物件情報や契約内容を一元管理できる機能です。契約の更新日や空室状況をすぐに確認でき、更新忘れを防ぐための通知機能も備えています。手作業での管理と比べて、業務の効率化が期待できます。

 

② 家賃管理・請求機能

家賃の請求や入金確認を自動化できる機能です。入金状況を確認し、滞納者には自動でリマインド通知を送ることが可能です。一部のシステムでは、銀行口座と連携してリアルタイムで入金確認もできます。

 

③ 入居者・オーナー対応機能

入居者からの問い合わせを専用アプリで受け付け、賃貸管理システムにデータ連携したり、オーナー向けに収支レポートを作成したりできます。オーナー専用の問い合わせ窓口を用意できるシステムもあり、透明性の高い情報共有が可能です。

 

④ タスク・スケジュール管理機能

契約更新や退去立ち合い、設備点検のスケジュールを管理する機能です。タスクのリマインド設定や社内スタッフとの情報共有により、業務の抜け漏れを防ぐことができます。

 

⑤ 会計・レポート機能

月次・年次の収支報告を自動で作成する機能です。税務申告に必要なデータを簡単に整理でき、会計ソフトと連携できるシステムもあります。

 

⑥ 外部サービス連携機能

銀行口座や決済サービスと連携し、家賃の引き落としや入金確認を自動化できます。また、ポータルサイトと連携し、空室情報を自動更新できる機能もあります。

 

　

システム選定時のポイント

賃貸管理システムにはさまざまな機能がありますが、すべての機能が自社に必要とは限りません。むしろ、多機能なシステムを導入しても使いこなせなければ、かえって業務が煩雑になってしまう可能性があります。そのため、システムを選定する際には、以下のポイントを押さえておくことが重要です。

① 自社の業務に合った機能を選ぶ

賃貸管理業務の内容は、会社の管理体制によって異なります。例えば、シンプルな機能でも十分に管理業務を行える場合もありますが、管理戸数が多い会社では、業務を効率化するために細かく自動化できるシステムが求められることもあります。

 

システムを選ぶ際には、まず 「自社の業務に必要な機能は何か」 を明確にし、無駄な機能が多すぎないシステムを選ぶことが大切です。

 

チェックポイント

1. 物件管理や契約更新の自動化が必要か？
2. 家賃管理や督促機能を強化したいか？
3. 入居者やオーナーとのやり取りを効率化したいか？

これらを整理した上で、自社に最適なシステムを選びましょう。

 

② サポート体制やセキュリティ面の確認

また、賃貸管理システムには、入居者の個人情報やオーナーの収益データなど、重要な情報が含まれます。そのため、データのセキュリティ対策がしっかりしているかどうかも重要なポイントになります。

 

チェックポイント

1. 導入後のサポート体制は充実しているか？
2. セキュリティ対策（データ暗号化、アクセス制限など）は十分か？
3. 定期的なバックアップ機能があるか？

 

　　

③ コストパフォーマンスの比較

賃貸管理システムは、無料で利用できるものから、月額料金が発生するものまでさまざまです。安さだけで選んでしまうと、必要な機能が不足していたり、サポートが不十分だったりする可能性があります。

 

チェックポイント

1. 初期費用・月額料金はいくらか？
2. 必要な機能を備えたプランを選べるか？
3. 無料トライアルがあるか？

特に、無料トライアル期間を活用することで、自社に適したシステムかどうかを実際に試してみることができます。

 

　
　

まとめ

賃貸管理システムを導入することで、業務の効率化やミスの削減、オーナー・入居者とのスムーズな対応が可能になります。しかし、システムの種類や機能は多岐にわたるため、導入前に 「どのような機能が必要か」 を明確にすることが大切です。

 

特に

 

• 自社の業務に必要な機能がそろっているか
• サポートやセキュリティ対策が十分か
• コストパフォーマンスは適切か

 

といったポイントを押さえてシステムを選ぶことで、導入後の業務改善につながります。

 

適切な賃貸管理システムを導入し、業務の効率化を図ることで、よりスムーズな管理運営を実現しましょう！