物件管理システム・不動産管理ソフトの選び方は？

入力ミスが起きてしまった、入金・送金処理が滞る、このような経験をしたことがあるという方も少なくないでしょう。不動産管理は入力や確認の必要な情報が多いため、ミスが起こるリスクは常に存在します。

人的ミスを大きく減らして、情報の管理を一元化するためには、不動産管理ソフトといった便利なツールを使用することをおすすめします。

現在、不動産管理ソフトは多くの製品が販売されているため、その中から使いやすくアフターフォローもしっかりした製品を選ばなければなりません。そこで今回は、不動産管理ソフトを導入することによるメリット・デメリットから、不動産管理ソフトの選び方まで詳しく紹介します。

不動産管理ソフトとは、不動産経営における大切な情報の管理を、専用のシステム環境で行える業務支援サービスです。

不動産管理はオーナーの所有する賃貸物件を適正に管理・状況把握する事業であり、家賃や物件形態によって入力する情報量は膨大となります。
エクセルなどの表計算ソフトが管理システムに使われることもありますが、情報量が多ければ読み込み処理が重くなり、入力ミスや記入漏れが発生することも少なくありません。
ファイルを複数人で開いて同時並行で作業することもできず、非効率的な管理体制です。

しかし、不動産管理ソフトはサーバー上にソフトウェアがあり、アクセス権限のある担当者であれば複数人が一度にアクセスできます。表計算ソフトのようにデータを保存して他者へ送る必要がなく、入力したデータはすぐにサーバーへ反映されるため、更新作業が滞りません。

不動産管理ソフトの動作環境には、オンプレミスとクラウドの2種類があります。
オンプレミスはソフトウェアを社内サーバーへインストールする形式であり、対してクラウドはネット上のサーバーにソフトウェアがある形式です。不動産管理会社はデータ管理を自社で行うか、クラウド環境に置いておくかで選ぶこととなります。

それでは、一般的な不動産管理ソフトにはどのような機能があるのでしょうか。ユーザーが操作できる基本機能の一例を、以下に紹介します。

不動産管理ソフトでは分かりやすいユーザーインターフェースになっており、上記の機能を選択して簡単に操作ができます。
データの一元管理だけでなく、入居者からの入金を確認すると、オーナー口座への送金と帳簿入力もできるといった自動化も可能です。

不動産管理ソフトを活用すると、契約業務や入金送金業務といった事務作業の多くが効率化できます。しかし、メリットだけではありません。どのようなツールにおいても向き・不向きがあるように、不動産管理ソフトを導入することにデメリットも当然存在します。

ここからは、メリット・デメリットにおけるそれぞれの項目について詳しく説明します。

メリット①書類やデータの紛失がなくなる
不動産管理ソフトはサーバー上にソフトウェアが存在するため、データを安全に保管できます。紙書類やUSBメモリーにありがちな置き忘れや間違って捨てて紛失するおそれはありません。
社内サーバーを利用するオンプレミスでは落雷・火災が心配ですが、クラウドを選べばそのような災害も避けられやすくなります。管理業務をシステムで運用している事で、正確性と保全性が担保されて、家主に対してのアピールにもなります。

メリット②担当者や部署間の引き継ぎ作業が簡素化される。
賃貸管理システムにデータがあることにより、担当者間の引き継ぎ作業が大幅に簡素化されます。
システムの特性にもよりますが、物件・契約・請求などの各データが連携しており、不動産管理ソフトは対応履歴も保存できるため、どこまで作業したのかを後から来た担当者は確認することができます。
また、入力した文字・数字は勿論整理されており、データが手書きで字が読めないといったケースも防げます。

メリット③繁忙期のデータ管理がやりやすい
不動産管理会社における繁忙期のデータ管理がやりやすい点も見逃せないメリットです。
入居者の入れ替わりが激しい1～3月はデータ入力量が多くなり、表計算ソフトや書類では入力忘れや情報変更といった人的ミスも少なくありません。不動産管理ソフトはデータを一元管理できるため、入居者情報や契約情報の更新、物件の修繕情報の管理も簡単です。

デメリット①システム導入直後は作業効率が落ちる可能性がある
不動産管理ソフトのデメリットは、新しいシステムを導入すると担当者の作業効率が一時的に悪くなる点です。
どこに何を入力すれば良いのか、必要な情報の参照はどこをクリックすれば良いのかといった細かな作業に慣れるまでは、少し時間がかかります。とは言え、このデメリットは担当者がシステムに慣れた後はなくなるでしょう。

導入するメリットの多い不動産管理に、一段と興味が湧いてきたという方も多いでしょう。しかし、不動産管理ソフトであればどのような製品でも作業効率化が見込めるわけではありません。

自身の作業内容に適しており、かつ誰もが使いやすい不動産管理ソフトを選ぶためには、ここから紹介する4つのポイントを参考に選んでみましょう。

不動産管理ソフトを選ぶ際にまず確認しておきたい点が、ソフトの操作性です。
不動産管理ソフトではさまざまな情報にアクセスできるため、画面レイアウトが分かりにくいケースもあります。導入後の教育が簡単となるように、以下の3点は見ておきましょう。

不動産管理ソフトは、使いやすく設定できるカスタマイズ性のある製品がおすすめです。

あると便利なカスタマイズ設定の一例を以下に挙げます。

どのような画面が使いやすいかは担当者によって異なるものです。自由度の高いカスタマイズで使い勝手が向上すれば、事務作業がさらに効率的となるでしょう。

不動産管理ソフトを使っていると、「このような機能があると便利なのに」と思うシーンも少なくありません。ソフトの機能面改善を要望したいときは、サービス提供会社の開発力の高さが重要となります。

開発力の高さとは、要望をソフトにそのまま反映させることではありません。
ユーザーから寄せられた要望をもとに、どうして改善が必要なのかを考え、求められている形の機能を開発する体制が必要となります。

開発力の低い提供企業であれば、今後もより使いやすくなるようなアップデートはされないと考えても良いでしょう。また何らかのトラブルがあった際も、対応に時間がかかってしまう可能性もあります。
そのため、不動産業界に精通しており、ユーザーの使いやすいソフトを開発できる提供企業を選ぶようにしてください。

不動産管理ソフトを利用する上で、導入費用がかかることは避けられません。しかし、コストがどのように発生して、長期的な運用ではいくら掛かるのかを考えて選ぶことをおすすめします。

不動産管理ソフトのコスト発生は、オンプレミスとクラウドのどちらの提供形態を選ぶかで異なる点に注意しましょう。一般的に、クラウド版は初期導入費用が抑えられているがランニングコストが高めに設定されている・オンプレミスは初期導入費用が高めに設定されているがランニングコストが抑えられた設定のケースが見受けられます。

以下は、オンプレミスとクラウドそれぞれの、一般的な特徴を表にしたものです。

不動産業界では法律改正や税率変動の影響が大きいため、不動産管理ソフトも定期的にアップグレードをしなければなりません。法令に沿った計算システムや新しい機能の追加に欠かせないことが、充実したサポート体制です。

また、ユーザーが不動産管理ソフトを使いこなすためにも、マニュアルや問い合わせ対応におけるサポート体制はチェックしておく必要があります。

システム更新を含めたサポート体制が充実しているかの判断は、不動産管理ソフトの公式サイトから新着情報をチェックしましょう。半年から1年近く新着情報が更新されていない場合は、サポートに力を入れていないと考えられます。
法律改正への対応が早く、機能追加も定期的にされていれば、サポート体制は十分だと言えるでしょう。

さらに定期的なパッチ対応のみならず、コールセンターを設置し、電話などでリモートサポートを行っている不動産管理ソフトも、サポート体制が整っていると言えるでしょう。

不動産管理ソフトは、不動産経営におけるデータを一元管理できるシステムです。データを一元管理することで業務効率化が期待できます。
また、情報入力時に起こる人的ミスや、引き継ぎ作業を軽減できますし、データの紛失リスク対策にもなります。導入当初は立ち上げ時に操作の習得やデータ整理をする負担が一時期だけ生じますが、操作に慣れると業務効率化が実現できます。

不動産管理ソフトの選び方は、ソフトの操作性・開発力の高さ・コスト・サポート体制の4点を考えましょう。ソフト自体が使いやすいことはもちろん、ユーザーの要望や不動産関連の法律改正に柔軟な対応ができるかは、継続利用する上で重要なポイントです。運営会社の公式サイトや資料請求で利用できる無料デモ版から、導入時のイメージを確かめてみてください。