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業務をする中で効率が悪かったり思うように物事が進められなかったりすることはどんな業界でもあります。不動産業界もまた然り。今回はそんな「残念！」と業務中に感じてしまう場面の例を、実際の不動産会社様の声を基に挙げてみました。「あるある！」「そうなの？」と読んでいただけると幸いです。勿論、後半では弊社から解決策もご提案させていただきます。
書類のやり取りはほとんどがFAX。入居希望者が手書きで記入した文字が達筆すぎてお名前も読み取れない。結局入居希望者へ電話で確認。
また、最初がどんなに読み取りやすい文字だとしても、FAXしたものにFAXを重ねることでどんどん文字が薄れてしまったり、潰れてしまったり。FAXの解読だけで一苦労。
契約者からの書類に記入不備を発見。訂正依頼をしようと契約者へ電話するも、何度かけても繋がらない。やっと繋がったと思ったら今度はご来店いただくスケジュールが合わない…。
管理会社○○不動産から仲介会社△△不動産へ大切な要件を電話で共有。後日「あの件ですが」と電話すると、「どの件でしたっけ…」。その時にメモした紙も見当たらない。また伝え直し。
手書き書類からシステムにデータ手入力。他の業務もあるし、なるべく時間はかけたくない。でもミスも不安だから慎重に…。結局時間がかかってしまう。
以上、不動産会社様からの声を基に、4つ例を挙げてみました。実際に上のようなお悩みを抱えている不動産会社様もいらっしゃるのではないでしょうか。
まず、このような業務中の「残念」は解決できるものなのでしょうか。実は、可能です。
解決策を挙げてみます。
システムを見直し、思い切って新しいツールを導入する
以上です。
“ツール”とは特定の作業に役立つソフトウェアやシステムのことを指します。※
（※ツールにはZoomやLINEのような汎用的なコミュニケーションツール、電子入居申込や電子契約などのパッケージツールと大きく2種類の選択肢があります。汎用的なコミュニケーションツールは企業でも一般人でも簡単に使用することができる、パッケージツールはその業務に特化した操作ができるなどのメリットがあります。）
「これだけ？」「やっぱり新しいツールか…」と思った方もいらっしゃるかもしれません。しかし、これが一番シンプルで、不動産会社様の業務のお悩みを一気に解決できる方法だと私共は考えます。
ツールを使うことで以下のような効果が期待できます。
FAXで行っていた連絡や情報共有も、データ化しやり取りを行えば、手書きの文字ではなくなるため文字が潰れて読み取れない等の心配もなくなります。
契約者様には手書きの書類ではなく、専用のフォームから情報を入力していただくようにすることで記入不備を防ぐことができます。また、チャットツールなどで契約者様とご連絡すれば、時間を割いてご来店いただく必要も減ります。
業者間のやり取りもチャットツールを使うことで会話履歴が残り、アクシデントを防ぐことができます。
手書きの書類ではなくデータとして作成し、そのまま取り込めるツールを使用することで手入力のミスの心配がなくなります。また時間も削減することができ、業務の効率がグッとアップします。
今回、不動産会社様の業務中のお悩みについてご紹介し、解決策をご提案させていただきました。少しでもご参考になりましたら幸いです。
また、解決策に「思い切って」という言葉を添えましたが、新しいシステムを導入して今までの作業環境が変わることは労力が必要なことだと思います。その労力を少しでも軽くし、不動産会社様が業務をスムーズに行えるようにサポートするのが弊社の役目です。今回のコラムでご紹介したようなツールのご提案もできますので、お気軽にご相談ください。
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