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お客様からお聞きした話です。現在は賃貸管理ソフトを利用して物件を管理されているのですが、それまではExcelと手書きの台帳で管理を行っていたそうです。アナログ管理のムダについてお聞きしました。
アナログ管理にムダが多いと感じたきっかけですが、経理担当者が退職することになり、経理担当者が担っていた業務をご自身で担当せざるを得なくなったときだそうです。
実際、経理の仕事は慎重さが求められることが多く、把握するのも大変で新しい方に「よろしく」と簡単に引き継ぎできることではないため、苦労されたとのことでした。
ムダだと感じていたポイントです。以前は、クレームの管理に関してはExcel、家賃管理については手書きの台帳を利用して記録されていたそうです。家賃の送金、精算書に関してもExcelで作成していたので時間がかかっていたとのこと。
特に、必要な情報を先月のまま今月分に上書きしてしまったり、入居者様へのイレギュラーな事への対応履歴を忘れて費用をそのまま請求してしまったりといったミスが生じてそれがムダにつながっていたとのことでした。
物件数が少なければアナログで管理することによるメリットも多いのですが、管理戸数が増えたり、引き継ぎが発生するようなときに大変に感じることが多そうです。
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アナログ管理
