不動産テック革新：スマートなサービスで業界をリードする

ユーザーにとってスマートなサービスを自社で提供できているでしょうか？
このコラムでは、不動産取引の契約業務をデジタル化することが、営業担当者の業務効率向上と顧客満足の向上にどれほど重要であるかについて解説していきます。
国内事業者で共通する人手不足問題は今後も改善する見通しがない情勢下で、顧客との信頼関係の構築、市場動向の把握、地域社会との連携など、重要な営業活動に集中するためには、契約業務を効率的に処理することが差別化の鍵となります。

また、急な異動や辞令の背景で物件を探し、引っ越しの期間が限られたユーザーにとっても、契約作業から解放されるスマートなサービスが重要です。契約業務全体のデジタル化への進化圧に加え、コロナ渦を背景に、長期的な利益のためにも、今後導入すべき必須のシステムです。

契約業務のデジタル化で他社と差別化

不動産取引における営業活動は、顧客との信頼関係の構築、マーケットの把握、そして地域社会との連携など、多岐にわたる重要な役割を担っています。営業活動の質が極めて重要であり、限られた時間と労力を最大限に活用するためには、契約作業の省力化は欠かせません。
目標を達成するためにも重要事項説明のデジタル化と電子契約システムの導入をおすすめします。

重要事項説明のデジタル化

2017年10月から賃貸取引、2021年4月からは売買取引にて重要事項説明をオンラインで実施（以後、IT重説）する運用開始が認可されました。主な効果として営業担当者と取引関係者間でのスケジュール調整がしやすくなり、契約業務全体の省力化が進むことで、ほかの業務により多くの時間を割くことができるようになります。
営業担当者のIT重説導入への印象は、「移動時間や費用等の負担軽減」、「来店困難な場合でも本人へ説明可能」、「日程調整の幅拡大」、「顧客がリラックスした環境下での重説可能」と肯定的な意見*も多く、IT重説と対面による重要事項説明をバランスよく行うことで、顧客満足と業務効率の改善が可能となります。

*出典：重要事項説明書等の電磁的方法による提供およびITを活用した重要事項説明 実施マニュアル（国土交通省）https://www.mlit.go.jp/totikensangyo/const/content/001479770.pdf （2024年5月29日に利用）

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電子契約システムの導入

事前に書類を印刷・郵送し保管するといった業務全体の効率化を推進するのであれば、電子契約システムの導入を検討するとよいでしょう。電子契約は即時に締結可能で場所に制約されず利用できるため、契約手続きが迅速化し利便性が向上します。また、セキュリティが高く、契約内容の改ざんや不正アクセスを防止する強力な仕組みです。正確性も高く、正確なデータ管理が可能で、誤りが少なくなります。

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デジタル時代のスマートな不動産サービス

業界問わずデジタル化を進めることは、効率化、生産性向上、顧客満足度の向上、コスト削減、競争力の強化といった多くのメリットが期待できます。一方で、デジタル化を進めない場合は、これらの逆の影響を受けるリスクが高くなります。しかしながら、業務効率化のために費用がかさむ場合、効率化による成果を期待する一方で、効果が出なかった場合の不安も大きいです。経済的なプレッシャーや他の経費を削減する必要性に悩むこともあるので、短期的なコストと長期的な利益のバランスを取るジレンマを理解し対応することが求められます。

スモールスタートで社内システムを構築する

新しいシステムを導入するには「スモールスタート」が大原則です。初期の課題を小規模で把握し、解決策を見つけながら全体のシステムに適用していきましょう。

IT重説での課題の1つが、安定した通信環境を担保できるかどうかです。通信環境が不安定で、画像が乱れる、音声が途切れるなどの理由から中断せざるをえない場合、その場で対処できないとIT重説を中止しなければなりません。改めて時間を設ける、または対面に切り替える対応が必要となり、かえって手間が増えるのが玉に瑕です。

また、電子契約システムでも電子化の手順・工数を確認し、社内業務ルールを確立する必要があるため、高機能ツールであっても、それが現場に適切に導入され、効果的に活用されるまでには、一定の対策と時間が必要です。

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まとめ

そもそも対面での契約や説明は伝統的なビジネス慣習として根付いているので、特に年配や保守的な考えを持つ営業担当者・ユーザーにとって重要なためオンラインの活用が限定的となる可能性もあります。技術的な課題よりも心理的な課題が契約業務のデジタル化には見られるため、成功事例を社内で共有し、デジタル化に対する前向きなイメージを醸成しつつ、適切なサポートを得られるサービス提供社を選択し、スマートなサービス提供で業界をリードしていきましょう。