不動産業界におけるIT重説の展望と課題

このコラムは、IT重説の課題整理とデジタル化による省力化実現を推奨する記事となります。

不動産の売買契約や賃貸借契約を交わす際に必須業務となる重要事項説明をオンラインで実施（以後、IT重説）すると営業担当者の契約業務効率は改善するのでしょうか。

2017年10月から賃貸取引、2021年4月から売買取引において運用開始され、現在各事業者が積極的に取り組んでいます。

主な効果として営業担当者と取引関係者間でのスケジュール調整がしやすくなり、契約業務全体の省力化が進むことで、ほかの業務により多くの時間を割くことができるようになります。

国内事業者で共通する人手不足問題は今後も改善する見通しがない故、営業活動に注力するためにもどれだけ効率的に時間を使って契約業務を完了するのかが重要となります。

不動産取引の差別化を図る契機となるか

パソコンやタブレット、スマートフォンなどの端末上からWEB会議用ツールを使用して非対面で行う説明・質問応答業務がIT重要事項説明です。

IT重説とは

不動産の売買契約や賃貸借契約を交わす場合には、物件の構造や設備、法的な制約、周辺環境などの詳細な事項を記載した「重要事項説明書」が必要となります。

この説明書は、契約の内容や条件に関する重要な情報を詳細に記載しており、買主や借主が契約に伴う権利や義務を正しく理解するための書類です。

不動産取引では、宅地建物取引業者による重要事項説明が義務付けられています。これは売買・賃貸借契約は権利関係も複雑なうえ、買主・借主も知識や経験が乏しいことから不利益を被らないよう保護する目的で行われます。

オンラインで重要事項説明を行うメリット・デメリットを分かりやすく解説します。

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【6分で分かる】IT重説とは？メリット・デメリットや実施の注意点を解説 – 不動産コラム (n-create.co.jp)

心理的課題を乗り越える

営業担当者のIT重説導入への印象は、「移動時間や費用等の負担軽減」、「来店困難な場合でも本人へ説明可能」、「日程調整の幅拡大」、「顧客がリラックスした環境下での重説可能」と肯定的な意見*も多く、

*出典：重要事項説明書等の電磁的方法による提供およびITを活用した重要事項説明 実施マニュアル（国土交通省）（2024年5月29日に利用）

急な異動辞令等を背景に適切な物件を見つけてから引っ越しする期間が限られたユーザーにとっても、契約作業による長期的な束縛と心理的ストレスを解決する最良の方法の1つです。

一方、通信環境が不安定で、画像が乱れる、音声が途切れるなどの理由から中断せざるをえない場合、その場で対処できないとIT重説を中止しなければなりません。改めて時間を設ける、または対面に切り替える対応が必要となり、かえって手間が増えるのが玉に瑕です。インターネット通信環境を安定的なものにするためにも相応の費用はかかります。

不動産業界においても、業務効率化のためのITインフラ整備は避けて通れない課題です。高速かつ安定したインターネット接続を設定するためには、信頼できるインターネット回線の確保、さらにはセキュリティ対策の強化などが求められます。これに伴う費用は決して小さくなく、企業の財務負担となります。

業務効率化のために費用がかさむ場合、効率化による成果を期待する一方で、効果が出なかった場合の不安も大きいです。経済的なプレッシャーや他の経費を削減する必要性に悩むこともあるので、短期的なコストと長期的な利益のバランスを取るジレンマを理解し対応することが求められます。

また、そもそも対面での契約や説明は伝統的なビジネス慣習として根付いているので、特に年配や保守的な考えを持つ営業担当者・ユーザーにとって重要なためオンラインの活用が限定的となる可能性もあります。

契約業務効率化への期待

不動産業界における営業活動は、顧客との信頼関係の構築、市場動向の把握、地域社会との連携と多岐にわたるため、多くの時間と労力を確保するためにもどれだけ効率的に時間を使って契約完了する（＝タイム・パフォーマンスを高める）のかが重要となります。

不動産取引は、多くのユーザーにとって人生で最も大きな買い物となることが多いため、誠実で透明性の高い対応を求めるために対面で行う傾向はありますが、「IT重説」が活発化している背景には、契約業務全体のデジタル化への進化圧に加え、コロナ渦による社会的な変化も後押ししており、長期的な利益を確保するためにも今後導入すべき必須のシステムです。

IT重説と対面による重説をバランスよく行うことで、顧客満足と業務効率の改善へと繋がります。技術的な課題よりも心理的な課題が契約業務のデジタル化には見られるため、成功事例を社内で共有し、デジタル化に対する前向きなイメージを醸成しつつ、適切なサポートを得られるサービス提供社を選択するのがポイントです。

まとめ

重要事項説明をオンラインで実施することは、営業担当者の契約業務効率を向上させる方法の一つです。デジタル化によって時間や場所の制約が少なくなり、より多くの顧客との接触が増える傾向があります。しかし、このシステムを導入する際には、いくつかの課題も分散しています。特に、環境整備にかかる初期コストや、営業担当者のスキルアップに必要な育成コストが挙げられます。

オンラインでのコミュニケーションでは、対面時間と比べると非言語的な要素が薄れてしまうため、顧客が感じる安心感や信頼感を築くためには、営業担当者がデジタルツールを駆使して適切なコミュニケーションを取る技術を身につける必要があります。これには適切なトレーニングと実践の機会が必要となり、一定のコストが伴います。

短期的なコストと長期的な利益のバランスを取りながら、ぜひ契約業務のデジタル化へ前進すると良いでしょう。