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この記事では、電子帳簿保存法について解説します。不動産業務で利用する際のイメージを視覚的わかりやすく解説しているので、ぜひ参考にしてください。
電子帳簿保存法とは、各税法で原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について一定の要件を満たした上で電磁的記録(電子データ)による保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律です。
これまで紙で保存しなければならなかった書類等を一定の要件を満たしていれば電子データで保存できる！もしくは電子データで保存しなければならない！法制度のことです。
電子帳簿保存法は国税関係帳簿書類を対象としており、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3つの区分があります。
また、2024年1月1日から紙で原本を保管していた請求書類に関しても電子データで受け取った請求書類は印刷保管できず、電子保存となります。
電子帳簿等保存とは、会計ソフト等で作成した帳簿・書類をデータのまま保存することです。財務報告書や決算関係書類が該当します。
スキャナ保存とは、紙で受領・作成した請求書や領収書を書類を画像データ(スキャニング)で保存することです。
電子取引データ保存とは、電子メールなどで授受した請求書や領収書の取引情報をデータで保存することです。3つの区分の中で最も不動産会社の業務に影響があります。
電子取引データには「真実性の確保」と「可視性の確保」2つの条件を満たしていることが重要です。
保存された電子データが受領時・契約時の状態のままであり、改ざんや削除できないシステム環境であることを意味します。
具体的にはタイムスタンプがありデータ改ざんや上書きができないことやクラウド保存やバックアップの徹底によりデータが失われない(削除できない)環境が必須となります。
真実性の確保はデータの信頼性と整合性を保つために重要です。
保存された電子データが必要に応じて検索可能であり、容易に表示できる状態にあることを意味します。
具体的にはオーナーさんとのやり取りで過去の請求書が必要になったタイミングに保存先にアクセスして「オーナー名 請求書」などで検索をかけた際に迅速に過去の請求書を表示できるシステム環境であることが必須となります。
電子帳簿保存法に対応するためには「真実性の確保」と「可視性の確保」の条件をクリアしたシステムが必要です。
もちろんタイムスタンプやクラウド環境、検索システムをそれぞれ整えることも可能ですが、万が一のリスクに備えてITの専門的な知識が必要だったり、構築技術が必要だったりとなかなか実現は難しいです。
当社の「オーナーアプリ」と「電子契約」では電子帳簿保存法に対応したシステムをあらかじめ用意しているためすぐにご活用いただけます！
電子帳簿保存法を活用できるように説明を聞いてみませんか？
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