電子契約の運用ポイント・活用事例集フォーム
コロナ禍の影響もあり、リモートワークでオンライン会議ツールの利用経験をされた方も多いでしょう。そのようなリモートワークの流れもあり、2021年に行われた法改正により、一部の不動産関連書類の電子化が可能となりました。
この記事では、こうした不動産関連書類の電子化についてご紹介いたします。
デジタル改革関連法案とは、2021年9月に施行されたデジタル社会の実現を目指す6つの法律です。
（参照：厚生労働省「デジタル改革関連法の全体像」）
ここでは、このデジタル関連法案が不動産業界の電子契約に与えた影響について見ていきましょう。具体的には以下の2つです。
デジタル改革関連法案の一つである「デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律」によって、重要事項等を説明した書面や賃貸借契約書等が電子化できるようになりました。
（参照：デジタル庁「デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律新旧対照条文」30~32ページ）
そもそも、宅建業法によって不動産取引時には重要事項を説明した書面や契約書を交付することが規定されており、これが不動産取引の電子化を阻害していました。
一方、2021年のデジタル改革関連法案により、電子書面による交付が認められたのです。
また、契約書や重要事項説明書への押印も不要になっています。
これも契約書類の交付と同様、宅建業法により契約書や重要事項説明書には押印することが規定されていましたが、デジタル改革関連法により押印が不要となりました。
これまで対面で署名・押印や交付をしないといけなかったものが不要になり、スムーズに契約を進められるようになったのです。
デジタル改革関連法により契約書の電子化が可能になりましたが、注意しなければならないこともあります。
ここでは、不動産取引を電子化する際の注意点として、以下3つをご紹介します。
デジタル改革関連法案により、契約書や重要事項説明書の電子化が可能になりました。しかし、個人の賃貸契約等に関しては電子化可能になったものの、事業用定期借地権設定のための契約書など、一部の書類については現時点では電子化できません。
不動産取引の電子化が完全に可能になったわけではないため、契約前にしっかり確認しておくことが大切です。
また、契約にあたっての重要事項説明は会議ツールで行うことが可能ですが、以下のような条件が定められています。
（参照：国土交通省「ITを活用した重要事項説明 実施マニュアル」）
不動産に関する契約は、大きな金額を扱うことも多いです。また、電子化に関する関連法案が整備されたのも最近のことで、まだ業界的に慣れていない部分でもあるでしょう。また、不動産業界は、1つの物件のやり取りでも、オーナーや管理会社などの取引先との連携が必須です。
スムーズに契約を進めるためにも、取引先に「自社では契約を電子化すること」の目的や方法を説明し、場合によっては取引先も電子契約に対応する環境を構築してもらうようお願いするといったことも検討することが大切です。
不動産取引を電子化することでどのような効果を期待できるのでしょうか。ここでは以下3つをご紹介します。
契約書や重要事項説明書を紙で行う場合、用紙やインク代が必要です。契約書類を電子化すれば、これらの費用を削減することができるでしょう。
さらに、大きな点として印紙代が挙げられます。 不動産の譲渡や売買に関する契約書、土地の賃借権に関する契約書などには、契約内容や金額に応じて印紙を貼って印紙税を納める必要がありますが、電子化すると印紙税を納める必要がないのです。
契約や重要事項の説明を店舗で行う場合、お客様に店舗まで足を運んでもらう必要があります。しかし、契約書類の電子化によって、お客様が店舗に訪れる必要性が少なくなるでしょう。
特に遠方からのお客様との契約であれば、移動にかかる時間を削減してスムーズに取引を進められます。
3つ目の効果として、契約書の管理が簡単になるということが挙げられるでしょう。例えばお客様から契約内容について聞かれた際、紙の場合は膨大なファイルから該当する書類を手探りで探す必要があります。
一方、クラウドファイルで管理すれば、システムからの検索によってファイルをすぐ見つけられるうえ、デバイスが故障しても契約書を紛失する可能性を低くすることが可能です。
この記事では不動産取引の電子契約についてお伝えしましたが、そのような電子契約システムの導入を考えているのであれば、日本情報クリエイトの電子契約システムの利用がおすすめです。
ここでは、以下3つの項目を解説します。
日本情報クリエイトの電子契約システムであれば、さまざまな契約業務を電子化することが可能です。
具体的には、重要事項説明書や契約書だけでなく、秘密保持契約書や雇用契約書など一般的な契約まで電子契約できるようになります。
日本情報クリエイトの電子契約システムは、フローを自由に設定できるほか、既存の業務や契約書ひな型がある場合はそのまま転用できます。
このため、これまでのやり方やフローを変えることなく業務を効率化できるようになるでしょう。
日本情報クリエイトの電子契約システムは同じく日本情報クリエイトの賃貸革命と連携することが可能です。
これにより、賃貸革命のデータで電子契約することができるなどさまざまな面で業務の効率化を進めることができるでしょう。
さらに、内見予約や入居申込をオンライン化できる点もポイントです。 オンラインで手続きを進めることにより、移動時間など削減することができ、さらなる業務効率化を進められるといえるでしょう。
詳しい情報はこちらのページをご確認ください。
→「不動産業界専用の電子契約システム」へ
デジタル改革関連法案によって、押印が不要になったほか、契約書を電子化できるようになり、物件に関する契約業務を効率化できるようになりました。
不動産契約を電子化することで、コスト削減や契約のスムーズ化に繋がり、業務効率化が期待できるでしょう。
日本情報クリエイトの電子契約システムは、契約書類を電子化できるうえ、既存の契約書をそのまま転用できるため、業務のやり方を変えずに業務を効率化することが可能です。
不動産契約関連書類の電子化を考えている方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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