電子契約の運用ポイント・活用事例集フォーム
不動産業界において、ITを活用した契約業務の効率化が進んでいます。その中でも「IT重説（ITを活用した重要事項説明）」は、従来の対面での説明に代わる新しい手法として注目されています。本コラムでは、IT重説の導入を検討している不動産会社向けに、事前に必要な準備について解説します。
IT重説とは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどの通信機器を利用して、オンラインで重要事項説明を行う仕組みです。従来の対面説明では、契約者が不動産会社の店舗や契約場所に出向く必要がありましたが、IT重説を導入することで、インターネットを介して自宅や外出先でも説明を受けることが可能になります。特に、遠方に住んでいる契約者や、忙しくて来店が難しい顧客にとって、大きな利便性を提供します。
国土交通省が定めるガイドラインに沿って、宅地建物取引士がビデオ通話を通じて説明を行い、契約者がその内容を理解したことを確認した上で契約を進めることができます。このプロセスにより、契約者は従来の対面形式と同じレベルの情報を得ることができるだけでなく、画面共有機能を活用して書類や物件情報を視覚的に確認することも可能です。また、説明の様子を録画することで、後から契約者が振り返ることができるなど、透明性の向上にも寄与します。
・時間とコストの削減：移動時間を省略し、業務の効率化が可能
・遠方の顧客への対応：地方や海外の顧客にも対応しやすい
・ペーパーレス化の推進：電子契約と併用することで紙の使用を削減
・通信環境に依存：インターネット環境が不安定な場合に影響を受ける
・顧客のITリテラシーと不安：オンライン手続きに慣れていない顧客は、操作方法やセキュリティ面に不安を感じることが多く、IT重説の導入がスムーズに進まない要因となる
・対面と比べた説明の伝わり方：直接対面よりも細かなニュアンスが伝わりにくい可能性がある
IT重説を実施するには、国土交通省のガイドラインを遵守する必要があります。特に、賃貸契約は全国で可能ですが、売買契約については一部条件があるため、事前に確認しましょう。
IT重説を行うためには、以下の設備とシステムが必要です。
・通信機器（パソコン、タブレット、スマートフォン）
・ウェブ会議システム（Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなど）
・電子契約システム（DocuSign、クラウドサインなど）
・カメラ・マイク付きデバイス
また、セキュリティ対策として、通信の暗号化や顧客情報の管理についても配慮が必要です。
また、重要事項説明を円滑に進めるには、IT重説専用のシステムを導入するのも一つの手です。
たとえば、私たち日本情報クリエイトが提供する［IT重説システム］は、重要事項説明をオンライン上で実施するための専用ツールで、事前に送付した書類をもとにスムーズな説明を行うことができます。郵送や返送といったプロセスを前提にしつつ、非対面での説明業務を安全かつ効率的に進める支援をしてくれます。
参照URL：https://www.n-create.co.jp/pr/product/it-jusetsu/
IT重説をスムーズに実施するために、宅地建物取引士や営業スタッフが新しいツールに習熟する必要があります。以下のポイントを押さえた研修を行いましょう。
・ウェブ会議システムの操作方法
・重要事項説明の進行手順や話す内容の整理
・顧客対応のシミュレーション
顧客への説明とサポート IT重説を実施する際には、顧客に対して事前に利用方法を説明し、サポートを提供することが重要です。特に、オンライン操作に不慣れな高齢者や初めて利用する顧客に対しては、わかりやすい動画マニュアルの提供や、事前の接続テストを実施することで、安心感を与えることができます。
実際にIT重説を導入した後は、顧客からのフィードバックを収集し、改善を行いましょう。また、トラブルが発生した場合に備え、問い合わせ対応の体制を整えておくことも大切です。
国土交通省が定めるルールに従い、適切な手続きを行う必要があります。特に、以下の点を遵守しましょう。
・宅地建物取引士が対面と同じレベルで説明を行う
・顧客の理解度を確認しながら進める
・録画や記録の保存を適切に行う
IT重説は対面と比べて距離を感じやすいため、顧客に安心感を持ってもらう工夫が必要です。例えば、画面共有を活用して書類を丁寧に説明、質問をしやすい雰囲気を作ることが大切です。
通信障害や機材トラブルが発生した場合の対応マニュアルを作成し、迅速に対処できる体制を整えておきましょう。
IT重説の導入は、不動産業務の効率化に大きく貢献します。特に、対面での説明が難しい遠方の顧客や、忙しくて来店できない顧客にとって、大きな利便性を提供します。オンライン上での説明が可能になることで、契約のスピードが向上し、顧客満足度の向上にも寄与します。
しかし、スムーズに運用するためには、法的要件の遵守、適切なシステムの導入、スタッフのトレーニング、顧客へのサポートが不可欠です。特に、顧客がオンラインツールに不慣れな場合に備えて、事前の説明資料を準備したり、簡単なチュートリアルを提供したりすることで、より円滑な運用が可能となります。また、通信環境による影響も考慮し、安定したインターネット接続が確保できる環境の整備や、万が一のトラブル発生時に迅速に対応できるサポート体制を整えておくことも重要です。
導入にあたっては慎重に準備を進め、実施後も継続的な改善を行うことで、より良いサービスを提供できるようにしましょう。たとえば、顧客のフィードバックを活かして説明内容のブラッシュアップを行い、より使いやすいシステムの導入を検討することが、IT重説の成功につながります。
IT重説の導入を検討している不動産会社の方々にとって、本コラムが参考になれば幸いです。
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