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不動産業務、とくに物件管理業務や物件仲介業務は、物件や顧客が増える毎に業務がどんどん多くなってしまいやすいものです。本記事をご覧になっている方の中にも、業務の多さに悩まされている方も多いでしょう。 この記事では、そうした不動産業務の効率化について、不動産業界が抱える課題や効率化によるメリット、効率化すべき業務などをご紹介いたします。
不動産業界が抱える課題にはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは、主な課題として以下3つをご紹介していきます。
不動産業界は激務であるなどのイメージから、業界的に慢性的な採用難に陥っています。また、激務であることから離職率も高く、人手不足になりやすいでしょう。 なお、厚生労働省の「令和３年雇用動向調査結果の概要」によると、不動産業界の入職率は11.0%、離職率は11.4%です。 他業界と比べて極端に離職率が高いというわけではありません。しかし、現在入職率より離職率が高い結果であることを踏まえると、業務改善や効率化を進めず激務が続いている限り、今後入職率が低下、離職率が上昇し、さらに人手不足が加速していくと予想できるでしょう。
近年では、不動産業界でも積極的に進められているDX化ですが、他の業界と比べるとまだまだ進んでいないのが実情です。 なお、DX化とはデジタル・トランスフォーメーションのことで、簡単にいえば業務を進めるうえでデータやデジタル技術を活用することだと考えるとよいでしょう。 不動産業界のDX化が遅れている理由としては以下が考えられます。
まず、現時点で古い情報管理システムを活用している場合、自社独自のルールに則って情報管理されているなどの理由から新しい情報管理システムへ移行しづらいといった問題があります。 さらに、不動産業界は、賃貸契約や不動産登記などの手続きが複雑であり、業務プロセスが多岐にわたっています。そのため、DX化においても、自社の業務プロセス分析や事前の改善が必要であり、手間や時間がかかることがあります。 そのほか、DX化に必要なスキルや知識を持ったデジタル人材が不足していることも、不動産業界におけるDX化の遅れに繋がっているでしょう。
不動産業界は、顧客という個人を相手にする仕事ということもあり、休日である土日や平日の夜に働くことが多いうえ、人手不足による残業が多い傾向にあります。 なお、「OpenWork働きがい研究所」によると、2022年4-6月期において、全体の平均的な残業時間が毎月24.31時間であるのに対し、不動産業界は32.65時間と、比較的高い結果となっています。
不動産業務において業務効率化がもたらすメリットとしては以下のようなことが挙げられるでしょう。
システム導入による業務効率化で、情報入力や書類作成などの手間や時間を削減することができ、空いた時間で利益に直結する仕事に集中できるメリットがあります。 例えば、これまでデータの入力などに追われていた時間を、既存顧客への丁寧な対応で顧客満足度を高めたり、新規顧客を見つけるための集客時間に使ったりといったことが可能になるでしょう。
不動産業界のDX化は遅れていますが、顧客の多くはインターネットを利用して物件を探しているのが実情です。国土交通省の「インターネットによる物件情報収集が大きく増加しています！～令和３年度住宅市場動向調査の結果をとりまとめ～」より、「直近5年でインターネットによる情報収集が大きく増えている」ことが報告されています。 業務効率化を進めてDX化に繋げていくことで集客率アップを目指せるだけでなく、業務効率化による空き時間で追客精度を上げられるため、成約率アップにも繋がるでしょう。
業務効率化を進めることにより、残業時間の抑制に繋がり、社員の満足度向上、引いては離職率の向上に役立てることができるでしょう。 なお、残業時間を抑制することは、企業側にとっても人件費を抑制することに繋げることが可能です。
業務効率化にはさまざまな面でメリットがあることをお伝えしましたが、以上を踏まえたうえで、不動産業務の中でもどのような業務を効率化すべきなのでしょうか。ここでは、以下3点をご紹介します。
まずは物件情報や顧客情報の管理と一元化を考えるとよいでしょう。 具体的には、物件・顧客情報を一元管理するための賃貸管理システムの導入を検討するのがおすすめです。賃貸管理システムを導入して情報を一元化することで、一度入力した情報を何度も複数の部署で入力しなければならないといった無駄を省くことができます。
また、業務日報など日々の業務に関する情報の管理も重要なポイントです。 情報管理システムへ業務日報を入力することで、履歴を簡単に確認できるうえ、同じ内容を何度も入力する事態を回避することができます。また、業務日報から効果的な営業施策を策定しやすくなり、売上向上に役立てることもできるでしょう。
オンライン内見システムを導入することで、会社側、顧客側双方にメリットが生まれます。 会社側としては、顧客対応に割かなければならない対面での時間を減らすことができ、業務効率化に役立てることが可能です。 一方、顧客側としても、自宅にいながら物件を内見することが可能になり、顧客の満足度向上に繋げられます。
不動産業務の効率化を考えるのであれば、賃貸管理システムを導入するのが一番です。賃貸管理システムにもいろいろありますが、とくにおすすめなのが、賃貸革命です。賃貸革命システムがおすすめな理由としては以下のようなことが挙げられるでしょう。
賃貸革命は、仲介業務から管理業務まで一貫して行えるのが特徴です。賃貸管理業務の流れに合わせて開発されたシステムなので、幅広い業務に対しての効率化が期待できます。 不動産業務は基本的に以下の流れに沿って行われます。
不動産業務には手間がかかる仕事が多いため、作業時間が長くなることもあるでしょう。しかし、1つのシステムを導入するだけで募集業務や修繕業務などワンストップでカバーできます。また、物件管理や契約管理、家賃管理なども一元管理できるため、人の手によって起こる入力ミスや漏れも防げるのです。 さらに、仲介業務支援システムと連動することで、賃貸革命で管理された物件の情報をたったワンクリックで客付け会社に共有可能です。契約が決まった入居者の情報を自動で賃貸革命に取り込むこともできるため、使えば使うほど業務の効率化が見込めるでしょう。
賃貸革命には豊富なオプション機能が揃っています。
自社の課題や目標に合わせてオプションを追加することで、さらなる業務効率化を目指せるでしょう。 なかでも会計連動オプションは、入金や送金情報を会計ソフトに取り込み、一元管理できる機能です。必要な科目の情報と仕分けパターンを事前に設定しておけば、後は自動で伝票が作成されるため、経理業務の手間を省けます。 クラウドバックアップは、賃貸革命の運用に不可欠なデータを安全なクラウド上に自動でバックアップできる機能です。災害やデータの盗難の対策にも効果が期待できます。
賃貸革命では安心して使ってもらうために、導入後もしっかりサポートしてくれるのもメリットのひとつです。 日本全国29カ所にサポート拠点を設けており、専属のシステムアドバイザーが担当についてくれます。専属のシステムアドバイザーがサポートしてくれるため、万が一何かあったときでも安心です。 また、定期的にオンラインセミナーが開催されており、実際にパソコンを操作しながら講習が受けられます。導入後もしっかりサポートしてくれるため、安心して使い続けられるでしょう。 詳しい製品情報はこちらのページをご確認ください。 →「賃貸革命」製品ページへ
不動産業界は業界的に業務効率化が進んでおらず、残業の多さや離職による人手不足が業務の非効率さを生んでいる可能性があるでしょう。 そうした状況もあり、業務を効率化することで業績アップや離職率改善を目指せるという側面があります。例えば、情報の一元化やオンライン内見への対応などのDX化を進めることが業務効率化に繋げられます。 とくに賃貸革命であれば、そうした機能を一通り揃えており、カスタマイズすることもできます。不動産業務の効率化を考えているのであれば、賃貸革命の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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